Yhdistyksen kokouksen pöytäkirja: malli ja ohje
Pöytäkirja on yhdistyksen kokouksen virallinen muisti. Siitä selviää, mitä päätettiin, ketkä valittiin ja miten äänestykset menivät. Alla on kopioitava pohja sekä yhteenveto siitä, mitä yhdistyslaki pöytäkirjalta edellyttää.
Milloin pöytäkirja tarvitaan
Jokaisesta yhdistyksen kokouksesta eli kevät-, syys- ja ylimääräisestä kokouksesta laaditaan pöytäkirja, koska siihen kirjataan kokouksen päätökset.
Pöytäkirjaa tarvitaan käytännössä aina, kun päätöksen pitää voida myöhemmin todistaa: hallituksen valinta, tilinpäätöksen vahvistaminen, vastuuvapaus, sääntömuutos ja jäsenmaksun suuruus. PRH:lle tehtävään muutosilmoitukseen pöytäkirjaa ei tarvitse liittää, mutta valinta on hyvä pystyä tarvittaessa todistamaan pöytäkirjalla.
Hallituksen omista kokouksista kannattaa pitää samanlaista pöytäkirjaa. Yhdistyslaki 35 § edellyttää lisäksi, että hallituksen kokousta pitämättä tekemä päätös kirjataan, varmennetaan ja säilytetään luotettavasti.
Mitä yhdistyslaki vaatii pöytäkirjalta
Lähde: yhdistyslaki (503/1989), Finlex. Pykälät on tarkistettu ajantasaisesta laista.
31 § 1 mom. Kokouksen puheenjohtajan on huolehdittava siitä, että kokouksessa tehdyistä päätöksistä laaditaan pöytäkirja. Pöytäkirja on kokouksen puheenjohtajan allekirjoitettava sekä vähintään kahden kokouksessa sitä varten valitun henkilön tarkastettava tai yhdistyksen itsensä hyväksyttävä.
31 § 2 mom. Jos päätösvaltaa on käytetty ilman kokousta erillisissä äänestystilaisuuksissa, postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, yhdistyksen hallituksen on huolehdittava siitä, että menettelystä päätöksenteossa, äänten laskennasta ja sen tuloksesta sekä tehdystä päätöksestä laaditaan päivätty ja hallituksen puheenjohtajan allekirjoittama pöytäkirja.
31 § 3 mom. Yhdistyksen jäsenellä on oikeus pyynnöstä saada 1 ja 2 momentissa tarkoitetut pöytäkirjat nähtäväkseen.
32 § 2 mom. Kanne on pantava vireille kolmen kuukauden kuluessa päätöksen tekemisestä tai, jos päätös on tehty ilman kokousta erillisissä äänestystilaisuuksissa, postitse taikka tietoliikenneyhteyden tai muun teknisen apuvälineen avulla, kolmen kuukauden kuluessa siitä, kun päätöstä koskeva pöytäkirja on päivätty. Jollei kannetta nosteta määräajassa, päätöstä on pidettävä pätevänä.
Kokouksessa tehtyä päätöstä voi moittia kolmen kuukauden kuluessa päätöksen tekemisestä. Ilman kokousta tehdyssä päätöksessä aika lasketaan pöytäkirjan päiväyksestä, joten pöytäkirja kannattaa päivätä ja tarkastaa viipymättä.
Laki ei määrää pöytäkirjan muotoa tarkemmin. Muotoa ja lisävaatimuksia, esimerkiksi sihteerin allekirjoitusta tai tarkastuksen määräaikaa, voidaan määrätä yhdistyksen säännöissä, joten lue säännöt ennen kuin lukitset pohjan.
Kopioitava pöytäkirjapohja
Korvaa hakasulkeissa olevat kohdat omilla tiedoillasi ja poista ne, jotka eivät koske yhdistystäsi. Tarkista lopuksi, että teksti vastaa yhdistyksen sääntöjä.
[Yhdistyksen nimi] ry PÖYTÄKIRJA [Kevätkokous / Syyskokous / Ylimääräinen kokous] [pp.kk.vvvv] Aika: [pp.kk.vvvv] klo [hh.mm]-[hh.mm] Paikka: [osoite tai etäyhteys] Läsnä: [osallistujien lukumäärä], joista äänioikeutettuja [lukumäärä] (osallistujaluettelo liitteenä) 1. Kokouksen avaus [Nimi] avasi kokouksen klo [hh.mm]. 2. Kokouksen järjestäytyminen Valittiin kokouksen puheenjohtajaksi [nimi] ja sihteeriksi [nimi]. Valittiin pöytäkirjantarkastajiksi [nimi] ja [nimi], jotka toimivat tarvittaessa myös ääntenlaskijoina. 3. Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Todettiin, että kokouskutsu on toimitettu [pp.kk.vvvv] sääntöjen [x] §:n mukaisesti ja kokous on laillinen ja päätösvaltainen. 4. Työjärjestyksen hyväksyminen Hyväksyttiin kokouksen työjärjestykseksi kokouskutsun mukainen esityslista [muutokset: ei muutoksia / ...]. 5. [Asia, esimerkiksi tilinpäätöksen vahvistaminen] Esitys: [mitä ehdotettiin] Keskustelu: [tarvittaessa tiivistelmä] Päätös: [mitä päätettiin]. [Äänestyksessä annettiin [x] ääntä puolesta ja [x] vastaan.] 6. [Seuraava asia] Esitys: Päätös: [Lisää tarvittavat kohdat] [n]. Muut asiat [Kirjataan vain asiat, joista kokous ei tee päätöksiä, tai päätökset joista kutsussa on mainittu.] [n+1]. Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen klo [hh.mm]. Vakuudeksi [Nimi], puheenjohtaja [Nimi], sihteeri [allekirjoitus] [allekirjoitus] Pöytäkirja tarkastettu ja hyväksytty: [Nimi], pöytäkirjantarkastaja [Nimi], pöytäkirjantarkastaja [allekirjoitus] [allekirjoitus] Liitteet: [osallistujaluettelo, tilinpäätös, toimintakertomus, toimintasuunnitelma, talousarvio]
Yleisimmät virheet
Päätökset puuttuvat tai ovat epäselviä
Pöytäkirjaan ei kirjata keskustelua sanasta sanaan vaan päätökset. Kirjaa jokaisesta asiasta esitys ja päätös niin, että sen ymmärtää ilman muistitietoa. Pelkkä ”käsiteltiin” ei ole päätös.
Äänestykset ja vaalit jäävät kirjaamatta
Jos asiasta äänestettiin tai henkilövalinnasta oli useampi ehdokas, kirjaa äänimäärät ja valitut. Näin tulos on myöhemmin tarkistettavissa, jos päätöstä moititaan.
Päiväys ja allekirjoitukset puuttuvat
Pöytäkirja on puheenjohtajan allekirjoitettava ja vähintään kahden pöytäkirjantarkastajan tarkastettava, ellei yhdistys itse hyväksy sitä. Tarkastajat valitaan kokouksessa, yleensä heti sen alussa, eikä jälkikäteen.
Kokouskutsun laillisuutta ei todeta
Kirjaa pöytäkirjaan, milloin ja miten kutsu toimitettiin. Jos kutsu ei ollut sääntöjen mukainen, päätökset voivat olla moitittavissa.
Esteellinen äänestää omasta asiastaan
Hallituksen jäsen ei saa äänestää tilinpäätöksen vahvistamisesta tai vastuuvapaudesta, kun asia koskee hänen vastuullaan ollutta hallintoa (yhdistyslaki 26 §). Kirjaa tarvittaessa, ketkä eivät osallistuneet päätöksentekoon.
Usein kysytyt kysymykset
Kuka allekirjoittaa yhdistyksen kokouksen pöytäkirjan?
Yhdistyslain 31 §:n mukaan pöytäkirjan allekirjoittaa kokouksen puheenjohtaja. Lisäksi vähintään kaksi kokouksessa valittua pöytäkirjantarkastajaa tarkastaa sen, tai yhdistys itse hyväksyy pöytäkirjan.
Onko sihteerin allekirjoitus pakollinen?
Laki ei vaadi sihteerin allekirjoitusta, vaan puheenjohtajan. Sihteerin allekirjoitus on yleinen käytäntö, ja yhdistyksen säännöt voivat vaatia sitä.
Saako jäsen nähdä pöytäkirjan?
Kyllä. Yhdistyksen jäsenellä on oikeus pyynnöstä saada kokouksen pöytäkirja nähtäväkseen (yhdistyslaki 31 § 3 mom.).
Voiko pöytäkirjan tarkastaa sähköisesti?
Yhdistyslaki ei tarkemmin määrää allekirjoituksen tai tarkastuksen muotoa. Tärkeintä on, että menettely on luotettava ja sääntöjesi mukainen. Sovi tapa kokouksessa ja kirjaa se pöytäkirjaan.
Pidä osallistujat ja jäsentiedot kunnossa
Associatify ei kirjoita pöytäkirjaa puolestasi, mutta jäsenrekisteristä näet, ketkä ovat jäseniä ja kenellä on äänioikeus, ja tapahtumaosiossa kokoukseen ilmoittautuneet saat valmiiksi listalle.
Tutustu jäsenrekisteriinMuut kokouksen mallipohjat
Aiheeseen liittyvät artikkelit
Mallipohja on yleisohje, ei lakineuvontaa. Päivitetty 15.10.2026.