Näin valitset jäsenhallintajärjestelmän
Oikea järjestelmä riippuu koosta, budjetista ja työtavoista. Käytä tätä muistilistaa vertailuun, jottet eksy ominaisuuslistoihin.
Aloita omista tarpeista
Ennen kuin katsot yhtään tuotetta, kirjaa, mitä järjestö tekee vuoden aikana. Montako jäsentä on nyt ja montako muutaman vuoden päästä? Montako ihmistä käyttää järjestelmää? Laskutetaanko jäsenmaksut kerran vuodessa vai useammin? Järjestetäänkö tapahtumia, joihin ilmoittaudutaan?
Jaa vaatimukset vastausten perusteella kahteen ryhmään: välttämättömiin ja mukaviin lisiin. Välttämättömiä ovat yleensä jäsenrekisteri, jäsenmaksujen seuranta ja jäsenviestintä. Jos järjestelmä ei hoida näitä hyvin, muut ominaisuudet eivät paikkaa puutetta.
Kysymykset toimittajalle
Missä tiedot säilytetään ja kuka niitä käsittelee? Toimittaja käsittelee jäsentietoja yhdistyksen puolesta, joten tarvitsette tietosuoja-asetuksen mukaisen henkilötietojen käsittelysopimuksen. Kysy myös, miten tiedot saa ulos, jos palvelu vaihdetaan, ja missä muodossa.
Kysy, miten hinta muuttuu, kun jäsenmäärä kasvaa tai käyttäjiä tulee lisää, ja mitä perushintaan sisältyy. Selvitä, montako käyttäjätunnusta hintaan kuuluu ja voiko käyttäjille antaa eri oikeuksia, esimerkiksi rahastonhoitajalle laskutuksen ja muille hallituksen jäsenille pelkän lukuoikeuden.
Kokeile oikealla työtehtävällä
Esittely näyttää, mitä järjestelmä osaa. Kokeilu näyttää, miten se sopii teidän arkeenne. Käytä kokeilujaksoa tai ilmaista tasoa ja tee sillä yksi oikea työtehtävä: tuo osa jäsenistä, lähetä testiviesti ja luo lasku. Silloin näet, kauanko työ vie ja missä kohdissa vapaaehtoiset tarvitsevat ohjeita.
Associatifyssa jäsenrekisteri on ilmainen 100 jäseneen asti ilman aikarajaa, ja maksulliset tasot ovat kiinteitä kuukausihintoja. Jäsenet tuodaan ja viedään CSV-tiedostona.
Käyttöönotto ja tietojen siirto
Varaa käyttöönotolle aikaa ja nimeä siitä vastaava henkilö. Siivoa jäsenlista ennen siirtoa: poista kaksoiskappaleet, merkitse eronneet ja yhtenäistä sarakkeet. Mitä siistimpi lähtötieto on, sitä vähemmän korjattavaa jää siirron jälkeen.
Kerro jäsenille muutoksesta etukäteen, jos he alkavat saada laskuja tai viestejä uudesta osoitteesta. Päivitä samalla tietosuojaseloste vastaamaan uutta järjestelmää ja sen toimittajaa.
Vältä nämä virheet
Ostat ominaisuuksia, joita et koskaan käytä.
Sovita työkalu siihen, mitä oikeasti teet: jäsenet, jäsenmaksut, tapahtumat, viestintä.
Jäsenkohtainen hinnoittelu rankaisee kasvusta.
Tarkista, onko hinta kiinteä vai kasvaako se jäsenmäärän mukaan.
Jäät loukkuun ilman tietojen vientiä.
Varmista, että voit tuoda ja viedä datasi vapaasti.
Muistilista
- Jäsenrekisteri niillä kentillä ja jäsentyypeillä, joita käytät.
- Jäsenmaksut ja uusinnat laskutusjaksosi mukaan.
- Tapahtumat ja ilmoittautuminen, jos järjestät niitä.
- Kohdennettu sähköposti oikeiden jäsenten tavoittamiseen.
- Läpinäkyvä hinnoittelu, mieluiten kiinteä, ei jäsenkohtainen.
- Maksuton tuonti ja vienti sekä selkeä datan omistajuus.
Nopea tapa päättää
Listaa kolme asiaa, joita teet eniten (esim. keräät jäsenmaksuja, järjestät tapahtumia, viestit jäsenille), ja valitse työkalut, jotka hoitavat ne hyvin hinnalla, joka ei kasva listan mukana. Kokeile ilmaista tasoa ennen sitoutumista.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä jää useimmin huomaamatta?
Hinnoittelumalli. Jäsenkohtainen hinta voi moninkertaistua jäsenmäärän kasvaessa; kiinteä hinta pysyy ennakoitavana.
Kauanko vertailuun kannattaa varata aikaa?
Ilmaisella tasolla voit tuoda jäsenet ja järjestää oikean tapahtuman iltapäivässä, ja se kertoo enemmän kuin ominaisuuslista.
Voiko nykyiset tiedot siirtää?
Associatifyssa kyllä, CSV-tuonti ilman siirtomaksua.
Tarvitaanko järjestelmätoimittajan kanssa sopimus tietosuojasta?
Kyllä. Kun toimittaja käsittelee jäsentietoja yhdistyksen puolesta, tietosuoja-asetus edellyttää kirjallista henkilötietojen käsittelysopimusta. Se on usein osa palvelun käyttöehtoja.