Jäsenhallinta kulttuuriyhdistykselle
Kulttuuriyhdistyksen vuosi etenee produktioittain. Näytelmä, konsertti tai festivaali suunnitellaan kuukausia etukäteen, ja sen rahoitus tulee usein kunnan, valtion tai säätiön avustuksesta, josta tehdään produktion jälkeen käyttöselvitys. Associatifyssa jäsenet, produktioiden tapahtumat ja hankkeet ovat samassa järjestelmässä, joten osallistujamäärät ja hankkeen vaiheet löytyvät käyttöselvitystä kirjoittaessa.
Jäsenet, kannatusjäsenet ja yleisö
Kulttuuriyhdistyksen piirissä on yleensä useita ryhmiä: varsinaiset jäsenet, kannatusjäsenet, yhteistyökumppanit, esiintyjät ja tapahtumien yleisö. Kannatusjäsenten oikeudet määräytyvät yhdistyksen säännöistä, ja usein heillä ei ole äänioikeutta yhdistyksen kokouksessa. Siksi jäsentyyppi kannattaa kirjata rekisteriin selvästi ennen vuosikokousta.
Tapahtumien yleisön yhteystiedot eivät siirry automaattisesti jäsenrekisteriin tai uutiskirjeen listalle. Jos haluat lähettää osallistujille myöhemmin markkinointiviestejä, tarvitset siihen yleensä heidän suostumuksensa, ja se kannattaa kysyä jo ilmoittautumisen yhteydessä.
Avustukset ja hankkeet
Moni kulttuuriyhdistys rahoittaa toimintaansa kunnan, valtion tai säätiöiden avustuksilla. Jokaisella rahoittajalla on omat hakuaikansa, raportointivaatimuksensa ja käyttöselvityksensä. Kun hakemukset, päätökset ja raportointipäivät ovat yhdessä paikassa, seuraava hallitus näkee, mitä on haettu ja mitä on luvattu raportoida.
Käyttöselvitys on helpompi tehdä, jos hankkeen menot ja osallistujamäärät kirjataan jo toiminnan aikana. Osallistujamäärät saat suoraan tapahtumien ilmoittautumisista, kun ne hoidetaan samassa järjestelmässä kuin jäsenet.
Associatify kulttuuriyhdistyksessä
Associatifyssa jäsenet, kannatusjäsenet ja kumppanit ovat samassa rekisterissä omilla jäsentyypeillään. Hankkeet ja niihin haetut apurahat kirjataan samaan järjestelmään, ja tapahtumat ilmoittautumisineen kuuluvat Starter-tasoon.
Tapahtumien järjestäminen
Tapahtuma on monelle kulttuuriyhdistykselle vuoden suurin ponnistus. Ilmoittautumiset, jäsenhinnat, esiintyjien yhteystiedot, talkoolaiset ja tiedotus pitää saada samaan aikatauluun. Kun ilmoittautumiset tulevat samaan järjestelmään kuin jäsentiedot, jäsenhinnan voi tarkistaa ilman erillistä listaa.
Kirjaa tapahtuman jälkeen osallistujamäärä ja lyhyt yhteenveto. Tietoja tarvitaan toimintakertomukseen ja avustusten käyttöselvityksiin, ja ne auttavat suunnittelemaan seuraavan vuoden ohjelmaa.
Kulttuuriyhdistyksen arjen pulmat
Jäsenistö ja kannattajat ovat eri listoilla.
Yksi rekisteri jäsenille, kannattajille ja yhteistyökumppaneille.
Tapahtumien ilmoittautumiset hoidetaan käsin.
Produktion ilmoittautumiset kertyvät samaan järjestelmään kuin jäsentiedot, ja osallistujamäärä on valmiina käyttöselvitystä varten.
Avustushakemukset ja niiden seuranta ovat sekaisin.
Hankkeet ja niihin haetut apurahat näkyvät yhdessä näkymässä.
Mitä saat
- Jäsenrekisteri ja jäsentyypit kulttuuriyhdistyksen tarpeisiin.
- Produktioiden ja tapahtumien ilmoittautumiset, myös yleisölle avoimina.
- Sähköpostiviestintä jäsensegmenteille.
- Hankkeet ja niihin haettavat apurahat samassa paikassa.
Kenelle tämä sopii
Sopii kulttuuri- ja taideyhdistyksille, jotka järjestävät tapahtumia ja hakevat avustuksia toimintaansa ja haluavat hoitaa jäsenet ja hallinnon yhdellä alustalla.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko Associatifyssa hakea avustuksia?
Voit kirjata hankkeet ja niihin haetut apurahat sekä seurata niiden tilaa. Itse hakemukset lähetät rahoittajille, mutta seuranta ja suunnittelu hoituvat Associatifyssa.
Sopiiko tämä pienelle yhdistykselle?
Kyllä. Jos varsinaisia jäseniä ja kannatusjäseniä on yhteensä enintään 100, jäsenrekisteri on maksuton. Produktioiden ilmoittautumiset tarvitsevat Starter-tason, ja hankkeet voi lisätä siihen erillisenä moduulina.
Voiko jäsenet tuoda vanhasta järjestelmästä?
Kyllä, CSV-tiedostona. Merkitse tiedostoon jokaiselle riville jäsentyyppi, esimerkiksi varsinainen jäsen tai kannatusjäsen, niin jako säilyy tuonnissa.
Onko kannatusjäsen yhdistyksen jäsen?
Kannatusjäsenen asema riippuu yhdistyksen säännöistä. Usein kannatusjäsen tukee yhdistystä maksulla, mutta hänellä ei ole äänioikeutta yhdistyksen kokouksessa. Tarkista asia omista säännöistänne.
Voiko tapahtumaan ilmoittautua myös muu kuin jäsen?
Kyllä. Associatifyn tapahtumiin voi avata julkisen ilmoittautumisen, jolloin myös yleisö voi ilmoittautua.