Yhdistyksen jäsenrekisteri
Jäsenrekisteri on yhdistyksen ydin: ajantasaiset jäsentiedot, jäsenmaksut ja viestintä yhdessä paikassa. Tämä sivu kertoo, mitä hyvä jäsenrekisteri sisältää ja miten sen pitää kunnossa.
Mitä laki vaatii
Yhdistyslain mukaan hallituksen on pidettävä luetteloa yhdistyksen jäsenistä. Luetteloon on merkittävä jäsenen täydellinen nimi ja kotikunta. Vastuu luettelosta on siis hallituksella, vaikka käytännön ylläpidon hoitaisi jäsensihteeri.
Jäsenrekisterissä on henkilötietoja, joten siihen sovelletaan myös EU:n tietosuoja-asetusta. Yhdistyksen on kerrottava jäsenille, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään, esimerkiksi tietosuojaselosteella. Jäsenellä on oikeus saada tietää, mitä tietoja hänestä on tallennettu.
Mitä tietoja kannattaa kerätä
Kerää vain tiedot, joita yhdistys oikeasti tarvitsee. Tavallisesti riittävät nimi, kotikunta, sähköposti, puhelinnumero, jäsentyyppi, liittymispäivä ja jäsenmaksujen tila. Postiosoite tarvitaan, jos yhdistys lähettää jäsenlehden tai paperilaskuja.
Kerää syntymäaika tai muut lisätiedot vain, jos niille on selvä käyttötarkoitus, esimerkiksi ikään sidottu jäsenmaksu. Mitä vähemmän tietoa rekisterissä on, sitä helpompi se on pitää ajan tasalla ja suojattuna.
Rekisterin ylläpito arjessa
Nimeä rekisterille yksi vastuuhenkilö ja sopikaa, miten liittymiset, erot ja osoitemuutokset kirjataan. Kirjaa muutokset heti, kun ne tulevat tietoon. Vuoden lopussa tehtävässä yhteispäivityksessä jotain jää helposti huomaamatta.
Tarkista rekisteri ennen vuosikokousta, koska jäsenyys ratkaisee, kuka saa äänestää. Poista eronneiden jäsenten tiedot, kun niitä ei enää tarvita. Kirjanpitoon kuuluvat tositteet säilytetään kuitenkin kirjanpitolain mukaisen ajan.
Pääsy ja tietoturva
Anna pääsy jäsenrekisteriin vain niille, jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään, esimerkiksi jäsensihteerille ja rahastonhoitajalle. Kun hallituksen jäsen lopettaa, poista hänen käyttöoikeutensa samalla kun tehtävät siirtyvät seuraajalle.
Vältä jäsenlistan lähettämistä sähköpostin liitteenä tai sen säilyttämistä henkilökohtaisilla koneilla. Jokainen kopio on uusi paikka, josta tiedot voivat vuotaa ja jota pitää muistaa päivittää.
Siirtyminen Excelistä
Kun jäsenlista siirretään taulukosta järjestelmään, siivoa tiedot ensin: yksi rivi jokaista jäsentä kohden, yksi tieto jokaisessa sarakkeessa ja kaksoiskappaleet poistettuina. Tarkista, että sähköpostiosoitteet ovat oikeassa muodossa ja että jäsentyypit on kirjoitettu yhtenäisesti.
Associatifyyn jäsenlistan voi tuoda CSV-tiedostona, ja tiedot saa myös vietyä ulos samassa muodossa. Jäsenrekisteri on ilmainen 100 jäseneen asti.
Yleisiä jäsenrekisterin pulmia
Jäsenlista on hajallaan useassa Excelissä.
Yksi jäsenrekisteri pitää tiedot ajan tasalla ja yhtenä totuutena.
Jäsenmaksujen seuranta on työlästä.
Laskuta jäsenmaksut ja seuraa maksettuja samasta järjestelmästä.
Viestintä ei tavoita oikeita jäseniä.
Kohdenna viestit jäsentyypin, tilan tai kentän mukaan.
Tietosuoja huolettaa.
Rajaa pääsy, määritä säilytysajat ja käytä EU-isännöityä järjestelmää.
Mitä hyvä jäsenrekisteri sisältää
- Mukautettavat jäsentyypit ja kentät.
- Jäsenmaksut ja uusinnat.
- Kohdennettu jäsenviestintä.
- Tuonti ja vienti (CSV).
- GDPR-yhteensopivuus ja EU-isännöinti.
Kenelle jäsenrekisteri sopii
Yhdistyksille ja järjestöille, jotka haluavat pitää jäsentiedot ajan tasalla ja hoitaa jäsenmaksut sekä viestinnän ilman erillisiä Exceleitä.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on jäsenrekisteri?
Jäsenrekisteri on rekisteri, johon yhdistys kokoaa jäsentensä tiedot jäsenyyden hoitamista varten: yhteystiedot, jäsenyystiedot ja jäsenmaksut.
Onko jäsenrekisteri pakollinen?
Yhdistyslaki edellyttää, että yhdistyksen jäsenistä pidetään luetteloa. Käytännössä tämä tarkoittaa jäsenrekisteriä.
Voiko jäsenrekisterin saada ilmaiseksi?
Kyllä. Associatifyssa on ilmainen taso, jolla pääset alkuun ilman kustannuksia.
Missä jäsenrekisteri kannattaa säilyttää?
Luotettavassa, pääsynhallitussa ja EU-isännöidyssä järjestelmässä hajallaan olevien Excelien sijaan.
Kuka vastaa jäsenrekisteristä?
Yhdistyslain mukaan jäsenluettelon pitäminen on hallituksen tehtävä. Tietosuojan näkökulmasta rekisterinpitäjä on yhdistys.
Kuinka kauan eronneen jäsenen tietoja voi säilyttää?
Vain niin kauan kuin niille on tarve, esimerkiksi avoimen jäsenmaksun selvittämiseen. Kirjaa säilytysajat tietosuojaselosteeseen ja noudata niitä.