Yhdistyksen hallitus: tehtävät, kokoukset ja vastuu
Yhdistyksellä on oltava hallitus, johon kuuluu vähintään kolme jäsentä (yhdistyslaki 35 §). Hallitus hoitaa yhdistyksen asioita huolellisesti lain ja sääntöjen mukaan, huolehtii kirjanpidosta ja varainhoidosta sekä edustaa yhdistystä. Jäsen voi joutua korvaamaan tahallaan tai tuottamuksesta aiheuttamansa vahingon (39 §). Opas kertoo tehtävät, kokoukset ja vastuun.
Hallituksen lakisääteiset tehtävät
Yhdistyslain 35 §:n mukaan yhdistyksellä on oltava hallitus. Hallituksen on hoidettava yhdistyksen asioita huolellisesti lain, sääntöjen ja yhdistyksen päätösten mukaisesti. Se huolehtii siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Hallitus myös edustaa yhdistystä.
Laki antaa hallitukselle muitakin tehtäviä. Hallitus pitää jäsenluetteloa, johon merkitään jäsenen nimi ja kotipaikka (11 §). Jäseneksi hyväksymisestä päättää hallitus, jollei säännöissä määrätä toisin (12 §). Hallituksen on myös kutsuttava yhdistyksen kokous koolle säännöissä määrättynä aikana (20 §). Jäsen voi lisäksi vaatia kokouksen koolle kutsumista kirjallisesti.
Hallituksen puheenjohtajalla on oikeus kirjoittaa yhdistyksen nimi, jollei tätä oikeutta ole rajoitettu (36 §). Säännöissä nimenkirjoitusoikeus voidaan antaa muillekin, esimerkiksi sihteerille tai rahastonhoitajalle.
Kokoonpano ja toimikausi
Hallituksessa on oltava vähintään kolme jäsentä. Sääntöihin kirjataan hallituksen jäsenten lukumäärä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä sekä toimikausi (8 §). Hallituksen jäsenet valitsee ja erottaa yhdistyksen kokous (23 §). Hallitus ei voi täydentää itseään omalla päätöksellään.
Puheenjohtaja ei saa olla vajaavaltainen, ja hänellä on oltava asuinpaikka Suomessa. PRH voi myöntää poikkeuksen asuinpaikkavaatimuksesta. Muiden jäsenten on oltava 15 vuotta täyttäneitä. Konkurssissa oleva henkilö ei voi olla hallituksen jäsen.
Monissa säännöissä on erovuoro. Silloin osa jäsenistä on erovuorossa joka vuosi, ja hallitukseen jää kokemusta vaihdoksen yli. Säännöissä voidaan myös määrätä varajäsenistä, jotka tulevat varsinaisen jäsenen tilalle tämän ollessa estyneenä.
Puheenjohtajan valintatapa riippuu säännöistä. Usein yhdistyksen kokous valitsee puheenjohtajan erikseen. Toisissa säännöissä hallitus valitsee puheenjohtajan keskuudestaan. Varapuheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja valitaan tavallisesti hallituksen järjestäytymiskokouksessa.
Hallituksen kokous käytännössä
Yhdistyslaki ei säädä hallituksen kokouksen kutsuajasta, päätösvaltaisuudesta eikä pöytäkirjasta. Nämä tulevat yhdistyksen säännöistä ja hallituksen omasta työjärjestyksestä. Tarkista siksi ensin säännöt. Alla on hyviä käytäntöjä, joita moni yhdistys noudattaa.
Puheenjohtaja tai sihteeri lähettää kutsun ja esityslistan jäsenille muutamaa päivää ennen kokousta. Liitä mukaan päätettävien asioiden taustamateriaali. Esityslistalla on tavallisesti kokouksen avaus, päätösvaltaisuuden toteaminen, edellisen pöytäkirjan hyväksyminen, käsiteltävät asiat ja kokouksen päättäminen.
Pöytäkirjaan kirjataan kokouksen aika ja paikka, läsnä olleet, tehdyt päätökset ja äänestysten tulokset. Myös esteellisyydet on hyvä merkitä näkyviin. Puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan, tai se tarkastetaan seuraavassa kokouksessa. Pöytäkirjat ovat tärkeä todiste siitä, miten päätökset syntyivät.
Hallitus voi kokoontua myös etäyhteydellä, jos säännöt tai työjärjestys sen sallivat. Päätös ilman kokousta, esimerkiksi sähköpostilla, on mahdollinen vain, jos säännöt sen sallivat. Silloinkin päätös kirjataan pöytäkirjaan kuten muutkin päätökset.
Vastuunjako hallituksessa
Puheenjohtaja johtaa kokouksia ja pitää huolta siitä, että päätökset toteutuvat. Sihteeri laatii kutsut ja pöytäkirjat. Rahastonhoitaja hoitaa maksuliikennettä ja seuraa taloutta talousarvion pohjalta. Vastuu kirjanpidosta ja varainhoidosta kuuluu silti koko hallitukselle.
Jäsenrekisterin ylläpitäjä kannattaa nimetä erikseen. Jäsenluettelo sisältää henkilötietoja, joten sen käsittelyssä noudatetaan tietosuoja-asetusta. Sovi, kuka päivittää tiedot, kuka niitä saa katsoa ja kuinka kauan erotetun tai eronneen jäsenen tietoja säilytetään.
Associatifyssa jokaisella käyttäjällä on rooli, joka määrää oikeudet. Hallituksen jäsen -rooli näkee jäsenrekisterin, mutta ei voi muuttaa jäsentietoja. Pääkäyttäjä ja henkilökunta ylläpitävät rekisteriä.
Vastuu ja esteellisyys
Hallituksen jäsen on velvollinen korvaamaan vahingon, jonka hän on toimessaan tahallisesti tai tuottamuksesta aiheuttanut yhdistykselle (39 §). Sama koskee vahinkoa, joka on aiheutettu jäsenelle tai muulle rikkomalla lakia tai sääntöjä.
Rekisteröidyn yhdistyksen jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesti yhdistyksen velvoitteista (6 §). Rekisteröimättömän yhdistyksen puolesta toimineet vastaavat henkilökohtaisesti ja yhteisvastuullisesti (58 §). Tämä on yksi syy rekisteröidä yhdistys.
Esteellisyydestä säädetään 37 §:ssä. Hallituksen jäsen ei saa osallistua päätökseen sopimuksesta tai muusta asiasta hänen ja yhdistyksen välillä, jos hänen yksityinen etunsa saattaa olla ristiriidassa yhdistyksen edun kanssa. Esteellinen jäsen poistuu asian käsittelyn ajaksi.
Vastuuvapaudesta päättää yhdistyksen kokous tilinpäätöksen käsittelyn yhteydessä. Osa yhdistyksistä ottaa hallitukselle vastuuvakuutuksen. Se on vapaaehtoinen, ja tarve riippuu yhdistyksen toiminnasta ja taloudesta.
Tyypilliset ongelmat
Hallitus ei ole päätösvaltainen. Säännöissä määrätään yleensä, kuinka monen jäsenen on oltava paikalla. Jos paikalla on liian vähän jäseniä, päätöksiä ei voi tehdä. Asia siirretään seuraavaan kokoukseen tai sovitaan uusi kokousaika.
Jäsen ei osallistu. Hallitus ei voi erottaa jäsentään itse, koska erottamisesta päättää yhdistyksen kokous. Puheenjohtaja voi ensin keskustella jäsenen kanssa. Jos tilanne ei muutu, asia viedään yhdistyksen kokouksen käsiteltäväksi.
Puheenjohtaja eroaa kesken kauden. Monissa säännöissä varapuheenjohtaja hoitaa puheenjohtajan tehtäviä, kunnes uusi puheenjohtaja on valittu. Uuden jäsenen tai puheenjohtajan valitsee yhdistyksen kokous, ellei säännöissä määrätä puheenjohtajan valinnasta hallituksen keskuudesta. Puheenjohtajan ja nimenkirjoittajien vaihtuminen ilmoitetaan PRH:n yhdistysrekisteriin.
Hallituksen keskeiset tehtävät
Yhdistyksen asioiden hoito
Huolellisesti lain, sääntöjen ja yhdistyksen päätösten mukaan.
Kirjanpito ja varainhoito
Kirjanpito lainmukaiseksi ja varainhoito luotettavasti järjestetyksi.
Jäsenluettelo ja jäsenasiat
Jäsenluettelon pito ja jäsenhakemusten käsittely sääntöjen mukaan.
Yhdistyksen kokoukset
Kokousten koolle kutsuminen ja kokousmateriaalin valmistelu.
Muistilista
- Säännöt tarkistettu: jäsenmäärä, toimikausi ja erovuoro.
- Puheenjohtaja, sihteeri ja rahastonhoitaja nimetty.
- Kokouskäytännöt sovittu työjärjestyksessä.
- Pöytäkirja jokaisesta kokouksesta.
- Esteellisyydet kirjattu pöytäkirjaan.
- Muutokset ilmoitettu yhdistysrekisteriin.
Kenelle tämä opas on
Uusille ja kokeneille hallituksen jäsenille sekä yhdistyksen jäsenille, jotka harkitsevat hallitukseen asettumista.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka monta jäsentä hallituksessa on oltava?
Yhdistyslain mukaan vähintään kolme. Tarkka määrä tai vähimmäis- ja enimmäismäärä kirjataan sääntöihin.
Voiko hallitus erottaa oman jäsenensä?
Ei voi. Hallituksen jäsenen valitsemisesta ja erottamisesta päättää yhdistyksen kokous.
Onko hallituksen jäsen henkilökohtaisesti vastuussa yhdistyksen veloista?
Rekisteröidyn yhdistyksen veloista jäsenet eivät vastaa henkilökohtaisesti. Hallituksen jäsen voi kuitenkin joutua korvaamaan vahingon, jonka hän on aiheuttanut tahallaan tai tuottamuksesta. Rekisteröimättömän yhdistyksen puolesta toimineet vastaavat henkilökohtaisesti.
Pitääkö hallituksen kokouksesta tehdä pöytäkirja?
Yhdistyslaki ei sitä vaadi, mutta säännöissä tai työjärjestyksessä se usein määrätään. Pöytäkirja on joka tapauksessa hyvä käytäntö, koska se osoittaa, mitä päätettiin.
Kuka voi olla hallituksen puheenjohtaja?
Täysivaltainen henkilö, jolla on asuinpaikka Suomessa. PRH voi myöntää poikkeuksen asuinpaikasta. Konkurssissa oleva ei voi olla hallituksen jäsen.
Mitä tehdään, jos puheenjohtaja eroaa kesken kauden?
Katso ensin säännöt. Usein varapuheenjohtaja hoitaa tehtäviä, kunnes yhdistyksen kokous valitsee uuden puheenjohtajan. Muutos ilmoitetaan PRH:n yhdistysrekisteriin.