Apurahojen hallinta säätiölle
Apurahasäätiön vuosi rakentuu hakukierroksen ympärille. Hakuaikana saapuvat hakemukset pitää tarkistaa, jakaa arvioijille ja viedä hallituksen päätettäviksi, ja vasta sen jälkeen alkavat maksatukset ja apurahan saajien raportit. Associatifyssa hakemukset tulevat hakuportaaliin, arviointi, päätökset ja maksatusten seuranta tehdään samassa järjestelmässä, ja tekoäly tekee hakemuksista tiivistelmät arvioijien luettavaksi.
Tyypillinen apurahakierros
Apurahakierros alkaa hakuilmoituksesta ja hakulomakkeesta, jossa kysytään vain arvioinnin kannalta tarpeelliset tiedot. Hakuaikana hakijat kysyvät tarkennuksia, täydentävät liitteitä ja lähettävät hakemuksia usein viime hetkellä. Haun päätyttyä hakemukset tarkistetaan, jaetaan arvioijille ja pisteytetään ennen hallituksen päätöstä.
Päätöksen jälkeen työ jatkuu. Hakijoille ilmoitetaan tulos, myönnetyt apurahat maksetaan sovitussa aikataulussa ja apurahan saajilta kerätään raportit. Kun koko ketju on samassa järjestelmässä, säätiö näkee jokaisesta hakemuksesta, missä vaiheessa se on ja mitä siitä on päätetty.
Mitä hakuportaalilta kannattaa vaatia
Hakijalle portaalin pitää olla selkeä myös puhelimella, liitteiden pitää latautua luotettavasti ja hakijan pitää saada vahvistus lähetetystä hakemuksesta. Säätiölle tärkeää on, että jokainen hakemus tulee samassa muodossa ja että arvioijat näkevät vain heille osoitetut hakemukset.
Sovi pisteytysperusteet ennen hakuajan päättymistä ja kirjaa esteellisyydet. Jos arvioija on esteellinen, hakemus ohjataan toiselle arvioijalle, ja merkintä jää talteen päätöksenteon tueksi.
Associatifyssa hakemukset tulevat hakuportaalin kautta, arvioijan oikeudet rajataan hänelle osoitettuihin hakemuksiin tai ohjelmiin ja maksatukset voi viedä CSV-tiedostona. Tekoäly tekee hakemuksista tiivistelmät arvioijien avuksi, ja päätökset tekee aina ihminen.
Tietosuoja ja raportointi
Hakemukset sisältävät henkilötietoja, ja säätiö on niiden rekisterinpitäjä. Hakijoille kerrotaan tietosuojaselosteessa, mihin tietoja käytetään ja kuinka kauan niitä säilytetään. Myös hylättyjen hakemusten säilytysaika kannattaa päättää etukäteen, ja tiedot poistetaan, kun peruste säilyttämiselle päättyy.
Luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista säätiö antaa vuosittain ilmoituksen Verohallinnolle. Pidä maksatuksista kirjaa niin, että saaja, summa ja maksupäivä löytyvät vuosi-ilmoitusta tehtäessä samasta paikasta.
Hakukierroksen jälkeen
Kun kierros on päättynyt, käy läpi, mikä toimi. Kuinka suuri osa hakemuksista oli puutteellisia? Mistä hakijat kysyivät eniten? Kauanko arviointi kesti? Vastaukset auttavat muokkaamaan hakulomaketta ja hakuohjeita seuraavaa kierrosta varten.
Apurahan saajien raportit kertovat, mitä apurahoilla saatiin aikaan. Kun raportit kerätään samaan paikkaan hakemusten kanssa, säätiö voi koota tiedot vuosikertomukseen ja hallitukselle ilman erillistä kyselykierrosta.
Apurahasäätiön arjen pulmat
Hakemukset tulevat sähköpostilla ja lomakkeilla sekaisin.
Hakijaportaali kerää hakemukset yhteen, jokainen samassa muodossa.
Arvioijat lukevat jokaisen hakemuksen alusta loppuun ennen kuin tietävät, mihin keskittyä.
AI-seulonta tekee hakemuksista tiivistelmät ja nostaa olennaiset kohdat esiin.
Arviointi ja päätökset hajautuvat eri työkaluihin.
Arvioijien työ, pisteytys ja päätökset hoituvat yhdessä järjestelmässä.
Maksatusten seuranta on käsityötä.
Myönnetyt apurahat ja maksatukset näkyvät samassa näkymässä.
Mitä saat
- Hakijaportaali ja sähköiset hakemukset.
- AI-seulonta ja hakemusten tiivistelmät.
- Arvioijien hallinta, pisteytys ja päätökset.
- Myönnettyjen apurahojen ja maksatusten seuranta.
- EU-isännöinti ja GDPR-yhteensopivuus.
Kenelle tämä sopii
Sopii apurahoja ja stipendejä jakaville säätiöille ja rahastoille, jotka haluavat sähköistää hakuprosessin ja jakaa arvioinnin arvioijille samassa järjestelmässä ilman raskasta järjestelmäprojektia.
Usein kysytyt kysymykset
Miten AI-seulonta toimii?
Tekoäly lukee hakemukset ja tuottaa niistä tiivistelmät ja nostot, jotta arvioija näkee hakemuksen pääkohdat ennen koko tekstin lukemista. Päätökset tekee aina ihminen.
Missä data sijaitsee?
Associatify isännöidään EU:ssa.
Voiko arvioijat rajata näkemään vain omat hakemuksensa?
Kyllä. Arvioijan oikeudet on rajattu hänelle osoitettuihin hakemuksiin tai ohjelmiin.
Pitääkö säätiön ilmoittaa maksetut apurahat Verohallinnolle?
Kyllä, luonnollisille henkilöille maksetuista apurahoista annetaan vuosi-ilmoitus Verohallinnolle. Tarkista ajantasaiset ohjeet ja määräajat Verohallinnon sivuilta.
Kuinka kauan hakemuksia saa säilyttää?
Niin kauan kuin säilyttämiselle on peruste, esimerkiksi päätöksenteon, maksatusten tai kirjanpidon vuoksi. Säätiö määrittää säilytysajat itse ja kertoo ne hakijoille tietosuojaselosteessa.