Yhdistyksen toimintasuunnitelma
Toimintasuunnitelma kuvaa, mitä yhdistys aikoo tehdä tulevalla toimikaudella. Se vahvistetaan vuosikokouksessa talousarvion kanssa. Tämä opas kertoo, mitä toimintasuunnitelmaan kannattaa kirjata.
Miksi toimintasuunnitelma tehdään
Yhdistyslaki ei määrää toimintasuunnitelman sisältöä. Useimpien yhdistysten säännöissä toimintasuunnitelma ja talousarvio kuitenkin kuuluvat varsinaisessa kokouksessa käsiteltäviin asioihin. Kun kokous vahvistaa suunnitelman, hallitus saa jäseniltä selkeän toimeksiannon tulevalle kaudelle.
Suunnitelma auttaa myös arjessa. Uusi hallituksen jäsen näkee siitä, mitä vuodelta odotetaan, ja avustuksen myöntäjä näkee, mihin rahaa haetaan. Kauden päätyttyä suunnitelmaa verrataan toimintakertomukseen, josta näkee, mikä onnistui ja mikä jäi kesken.
Näin valmistelet suunnitelman
Aloita edellisen kauden toimintakertomuksesta ja jäsenten palautteesta. Mitkä tapahtumat keräsivät osallistujia, mikä jäi toteutumatta ja miksi? Jäsenten toiveita voi kysyä lyhyellä kyselyllä tai jäsenillassa.
Valitse sen jälkeen muutama painopiste tulevalle vuodelle. Kirjaa jokaisen alle konkreettiset toimet, arvioitu ajankohta ja vastuuhenkilö. Laadi talousarvio samaan aikaan, koska lähes jokainen suunniteltu toimi joko maksaa jotain tai tuo tuloja.
Hallitus hyväksyy luonnoksen omassa kokouksessaan ja liittää sen kokousmateriaaliin, jotta jäsenet ehtivät tutustua siihen etukäteen. Jos säännöissä on kaksi varsinaista kokousta vuodessa, toimintasuunnitelma ja talousarvio käsitellään yleensä syyskokouksessa ennen uuden kauden alkua.
Esimerkki: näin kirjaat tavoitteen
Yleinen muotoilu, kuten ”lisätään jäsenten aktiivisuutta”, ei ohjaa hallituksen työtä, eikä sen toteutumista voi arvioida kauden lopussa. Tarkempi muotoilu voisi olla: ”Esimerkki ry järjestää toimikaudella neljä jäseniltaa. Tavoitteena on keskimäärin 20 osallistujaa. Vastuuhenkilö: tapahtumavastaava.”
Sama malli toimii viestinnässä ja jäsenhankinnassa: mitä tehdään, milloin, kuka vastaa ja miten onnistumista seurataan. Pidä suunnitelma realistisena. Vapaaehtoisvoimin toimiva hallitus jaksaa paremmin, kun suunnitelma vastaa käytettävissä olevaa aikaa ja rahaa.
Talousarvio suunnitelman rinnalla
Talousarvio on toimintasuunnitelman rahallinen puoli. Kirjaa tuloihin jäsenmaksut, avustukset, osallistumismaksut ja muut tulot, ja menoihin tapahtumien, tilojen, viestinnän ja hallinnon kulut. Jos jokin suunniteltu tapahtuma puuttuu talousarviosta, suunnitelmaa ja budjettia ei ole tehty yhdessä.
Jäsenmaksutuottojen arvio perustuu jäsenmäärään ja kokouksen päättämään maksuun. Arvioi tulot mieluummin varovasti, koska kaikki jäsenet eivät maksa ajallaan.
Yleisimmät virheet
Tavallisin virhe on kopioida edellisen vuoden suunnitelma sellaisenaan. Toinen on suunnitelma, jolla ei ole yhteyttä talousarvioon: tapahtumat on listattu, mutta niiden kuluja ei ole budjetoitu. Kolmas on niin pitkä asiakirja, ettei kukaan avaa sitä vuoden aikana. Pari sivua riittää, kun jokainen kohta on konkreettinen.
Suunnitelman pohjaksi tarvitset ajantasaiset luvut, kuten jäsenmäärän ja jäsenmaksutuotot. Associatifyssa jäsenrekisteri ja jäsenmaksut ovat samassa paikassa, ja jäsenrekisterin voi aloittaa ilmaiseksi 100 jäseneen asti.
Mitä toimintasuunnitelmaan kuuluu
Tavoitteet
Mitä yhdistys haluaa saavuttaa toimikaudella, mielellään konkreettisina.
Toiminta ja tapahtumat
Suunnitellut tapahtumat, koulutukset ja hankkeet aikatauluineen.
Talous
Toiminnan rahoitus ja talousarvion pääkohdat.
Viestintä ja jäsenhankinta
Miten jäseniä tavoitetaan ja uusia hankitaan.
Muistilista
- Konkreettiset, mitattavat tavoitteet.
- Aikataulutetut tapahtumat.
- Vastuuhenkilöt kullekin osiolle.
- Linkitys talousarvioon.
Kenelle tämä opas on
Yhdistysten hallituksille, jotka valmistelevat tulevan kauden suunnitelmaa.
Usein kysytyt kysymykset
Kuka laatii toimintasuunnitelman?
Yleensä hallitus valmistelee sen, ja vuosikokous vahvistaa.
Kuinka pitkä toimintasuunnitelman tulisi olla?
Riittää selkeä muutaman sivun kuvaus tavoitteista ja toiminnasta.
Mikä ero on toimintasuunnitelmalla ja toimintakertomuksella?
Toimintasuunnitelma koskee tulevaa kautta, toimintakertomus kuvaa mennyttä kautta.
Voiko toimintasuunnitelmaa muuttaa kesken kauden?
Hallitus voi tarkentaa toteutusta vuoden aikana. Jos muutos on suuri tai vaikuttaa talousarvioon olennaisesti, asia kannattaa viedä yhdistyksen kokouksen päätettäväksi.
Pitääkö toimintasuunnitelma lähettää PRH:lle?
Ei. Toimintasuunnitelma on yhdistyksen sisäinen asiakirja. PRH:lle ilmoitetaan esimerkiksi sääntömuutokset sekä hallituksen puheenjohtajan ja nimenkirjoittajien muutokset.