Yhdistyksen vuosikokous
Yhdistyksen vuosikokous eli varsinainen kokous pidetään säännöissä määrättynä aikana (yhdistyslaki 20 §). Siinä vahvistetaan tilinpäätös, päätetään vastuuvapaudesta ja valitaan hallitus (23 §, 8 § 7 kohta). Kokous kutsutaan koolle sääntöjen mukaisesti, ja esimerkiksi sääntömuutos on mainittava kokouskutsussa (24 §). Tämä opas käy läpi kutsun, esityslistan ja päätöksenteon.
Kokouskutsu ja kokousmateriaali
Hallitus kutsuu kokouksen koolle säännöissä määrätyllä tavalla ja määräajassa. Tarkista säännöistä, toimitetaanko kutsu esimerkiksi sähköpostilla, jäsenkirjeellä tai lehti-ilmoituksella. Jos kokouksessa on tarkoitus päättää sääntöjen muuttamisesta tai yhdistyksen purkamisesta, asia on mainittava kokouskutsussa.
Valmistele kokousmateriaali ennen kutsun lähettämistä: esityslista, tilinpäätös, toimintakertomus, toiminnantarkastuskertomus sekä tulevan kauden toimintasuunnitelma ja talousarvio. Kun materiaali on jäsenten nähtävillä etukäteen, kokouksessa jää aikaa keskustelulle.
Tyypillinen esityslista
Varsinaisen kokouksen asiat määräytyvät säännöistä, mutta tyypillinen järjestys on tämä: kokouksen avaus, kokouksen järjestäytyminen, laillisuuden ja päätösvaltaisuuden toteaminen, esityslistan hyväksyminen, tilinpäätöksen ja toiminnantarkastuskertomuksen esittäminen, tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapaudesta päättäminen, toimintasuunnitelma, talousarvio ja jäsenmaksut, henkilövalinnat, muut esityslistalla olevat asiat ja kokouksen päättäminen.
Jos yhdistyksellä on kaksi varsinaista kokousta, tilinpäätös käsitellään yleensä kevätkokouksessa ja tulevan kauden asiat sekä vaalit syyskokouksessa. Noudata aina omien sääntöjesi jakoa.
Kokouksen järjestäytyminen
Kokouksen alussa valitaan kokoukselle puheenjohtaja, sihteeri, kaksi pöytäkirjantarkastajaa ja tarvittaessa ääntenlaskijat. Kokouksen puheenjohtajaksi valitaan usein joku muu kuin hallituksen puheenjohtaja, koska kokous käsittelee hallituksen toimintaa ja vastuuvapautta.
Laillisuuden toteamisessa tarkistetaan, että kutsu on toimitettu sääntöjen mukaisesti. Päätösvaltaisuuden edellytykset löytyvät säännöistä. Kirjaa molemmat pöytäkirjaan, ja liitä pöytäkirjaan osallistujaluettelo, jos äänestyksiä on odotettavissa.
Päätöksenteko ja äänestäminen
Ellei säännöissä määrätä toisin, jokaisella jäsenellä on kokouksessa yksi ääni, ja päätökseksi tulee mielipide, jota on kannattanut yli puolet annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Sääntöjen muuttamiseen tarvitaan yhdistyslain mukaan vähintään kolmen neljäsosan enemmistö annetuista äänistä, ellei säännöissä määrätä toisin. Hallituksen jäsenet eivät äänestä omasta vastuuvapaudestaan. Valtakirjalla äänestäminen on mahdollista vain, jos säännöissä niin määrätään.
Kokouksen jälkeen
Pöytäkirjaan kirjataan tehdyt päätökset ja vaalien tulokset. Yleensä kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan, ja valitut pöytäkirjantarkastajat tarkastavat sen. Jos hallituksen puheenjohtaja tai nimenkirjoittajat vaihtuivat, muutoksesta tehdään ilmoitus PRH:lle. Sääntömuutos tulee voimaan vasta, kun se on merkitty yhdistysrekisteriin.
Kun jäsenlista on ajan tasalla, kokouskutsun voi lähettää jäsenille suoraan jäsenrekisteristä, jos säännöt sallivat sähköpostikutsun. Associatifyssa viestit voi kohdentaa jäsentyypin tai tilan mukaan.
Mitä vuosikokouksessa käsitellään
Kokouksen avaus ja järjestäytyminen
Valitaan puheenjohtaja, sihteeri ja pöytäkirjantarkastajat sekä todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus.
Tilinpäätös ja vastuuvapaus
Esitetään tilinpäätös ja toimintakertomus ja päätetään vastuuvapauden myöntämisestä hallitukselle.
Toimintasuunnitelma ja talousarvio
Vahvistetaan tuleva toimintasuunnitelma, talousarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksun suuruus.
Hallituksen valinta
Valitaan puheenjohtaja ja hallituksen jäsenet sekä toiminnantarkastaja.
Muista ennen kokousta
- Kutsu kokoukseen sääntöjen mukaisesti ja ajoissa.
- Valmistele tilinpäätös ja toimintakertomus.
- Laadi toimintasuunnitelma ja talousarvio.
- Valmistele esityslista ja pöytäkirjapohja.
Kenelle tämä opas on
Yhdistysten hallituksille ja puheenjohtajille, jotka valmistelevat vuosikokousta.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka usein vuosikokous pidetään?
Varsinainen kokous pidetään säännöissä määrättynä aikana, tyypillisesti kerran vuodessa.
Kuka kutsuu vuosikokouksen koolle?
Hallitus kutsuu kokouksen koolle sääntöjen määräämällä tavalla ja ajassa.
Voiko vuosikokouksen pitää etänä?
Kyllä, jos yhdistyksen säännöt tai kokouksen päätös sallivat etäosallistumisen.
Kuinka suuri enemmistö sääntömuutokseen tarvitaan?
Yhdistyslain mukaan vähintään kolme neljäsosaa annetuista äänistä, ellei säännöissä määrätä toisin. Sääntömuutos on mainittava kokouskutsussa, ja se tulee voimaan, kun PRH on rekisteröinyt sen.
Voiko vuosikokouksessa äänestää valtakirjalla?
Vain jos yhdistyksen säännöissä niin määrätään. Tarkista säännöt ennen kokousta ja mainitse asiasta tarvittaessa kokouskutsussa.