Jäsenhallinta opiskelijajärjestölle
Opiskelijajärjestön koko hallitus vaihtuu yleensä kerran vuodessa, ja uusi kokoonpano opettelee jäsenrekisterin, laskutuksen ja tapahtumien järjestämisen alusta. Associatifyssa edellinen hallitus jättää jäsenet, tapahtumahistorian ja vapaaehtoisten tiedot järjestön omaan järjestelmään, joten seuraava hallitus jatkaa siitä, mihin edellinen jäi.
Hallituksen vaihto ilman tiedon katoamista
Opiskelijajärjestön hallitus vaihtuu yleensä vuoden vaihteessa, ja uusi kokoonpano aloittaa usein tyhjältä pöydältä. Tunnukset ovat edellisen puheenjohtajan henkilökohtaisessa sähköpostissa, jäsenlista on jonkun omalla tallennustilillä ja yhteistyökumppanien yhteystiedot ovat yhden ihmisen muistissa.
Tee siirrosta osa hallituksen vaihdon rutiinia. Uusille hallituslaisille annetaan käyttöoikeudet, vanhoilta ne poistetaan, ja järjestelmän pääkäyttäjätunnus on järjestön yhteisessä sähköpostiosoitteessa. Rekisterinpitäjä on järjestö itse, joten jäsentiedot eivät saa jäädä hallituslaisten henkilökohtaisille laitteille tai tileille.
Jäsenyys, tapahtumat ja vapaaehtoiset
Jäsenyys on usein lukuvuoden mittainen tai kestää koko opiskeluajan, ja suurin osa uusista jäsenistä liittyy syksyn alussa. Kun jäsenmaksu ja jäsentyyppi on kirjattu, on helppo tarkistaa esimerkiksi tapahtuman jäsenhinta tai äänioikeus syyskokouksessa.
Tapahtumat ovat monen järjestön päätoimintaa, ja niihin tarvitaan paljon talkoolaisia. Kun vapaaehtoisvuorot ja ilmoittautumiset ovat samassa paikassa jäsentietojen kanssa, järjestäjä näkee yhdestä näkymästä, keitä on tulossa ja kuka on luvannut auttaa.
Associatify opiskelijajärjestössä
Associatifyssa tapahtumat ilmoittautumisineen kuuluvat Starter-tasoon, ja vapaaehtoistoiminnan voi lisätä moduulina. Hallituksen vaihtuessa uusille käyttäjille annetaan roolit ja entisten käyttäjien pääsy poistetaan.
Jäsenrekisteri ja tietosuoja
Rekisteröity opiskelijajärjestö on samassa asemassa kuin muutkin yhdistykset: hallituksen on pidettävä jäsenluetteloa, ja jäsenten tietojen käsittelystä on kerrottava tietosuojaselosteessa. Kerää vain tarpeelliset tiedot. Esimerkiksi opiskelijanumeroa tai vuosikurssia kannattaa kysyä vain, jos niitä todella käytetään.
Valmistuneet ja eronneet jäsenet kertyvät rekisteriin vuosien mittaan. Käy lista läpi kerran vuodessa, esimerkiksi syyskokouksen jälkeen, ja poista tiedot, joiden säilyttämiselle ei enää ole perustetta. Jos järjestöllä on alumnitoimintaa, siirrä alumnit omaksi jäsentyypikseen sääntöjen mukaisesti.
Opiskelijajärjestön arjen pulmat
Tieto katoaa, kun hallitus vaihtuu.
Jäsenet, tapahtumat ja historia pysyvät yhdessä paikassa hallituskaudesta toiseen.
Tapahtumien ilmoittautumiset hoidetaan lomakkeilla ja viesteillä.
Sitsien, excursioiden ja muiden tapahtumien ilmoittautumiset tulevat tapahtuman omalle ilmoittautumissivulle, ja järjestäjä näkee osallistujat jäsentietojen vieressä.
Vapaaehtoisten koordinointi on sekavaa.
Vapaaehtoistehtävät ja ilmoittautumiset hallitaan yhdessä näkymässä.
Mitä saat
- Jäsenrekisteri ja jäsentyypit opiskelijajärjestölle.
- Sitsien, excursioiden ja muiden tapahtumien ilmoittautumiset.
- Vapaaehtoistehtävien hallinta.
- Sähköpostiviestintä jäsensegmenteille.
Kenelle tämä sopii
Sopii ainejärjestöille, ylioppilaskunnille ja muille opiskelijajärjestöille, jotka haluavat säilyttää tiedon hallituksen vaihtuessa ja hoitaa jäsenet, tapahtumat ja vapaaehtoiset yhdellä alustalla.
Usein kysytyt kysymykset
Miten tieto siirtyy seuraavalle hallitukselle?
Kaikki on yhdessä järjestelmässä. Uusi hallitus saa käyttöoikeudet, ja jäsenet, tapahtumat ja historia ovat heti käytettävissä.
Riittääkö ilmainen taso ainejärjestölle?
Jos jäseniä on enintään 100, jäsenrekisteri pysyy maksuttomana ilman aikarajaa. Tapahtumien ilmoittautumiset ja vapaaehtoisvuorot tarvitsevat Starter-tason.
Voiko vapaaehtoiset ilmoittautua tehtäviin?
Kyllä. Voit luoda vapaaehtoistehtäviä, joihin jäsenet ilmoittautuvat, ja seurata ilmoittautumisia.
Kuka on opiskelijajärjestön rekisterinpitäjä?
Järjestö itse. Hallituksen jäsenet käsittelevät jäsentietoja järjestön puolesta, ja kun heidän kautensa päättyy, heidän pääsynsä jäsentietoihin pitää poistaa.
Voiko eri jäsentyypeillä olla eri jäsenmaksu?
Kyllä, jos säännöt sen sallivat. Moni opiskelijajärjestö erottaa varsinaiset jäsenet, ulkojäsenet ja kannatusjäsenet. Kirjaa jäsentyyppi rekisteriin, jotta laskutus ja äänioikeus menevät oikein.