Jäsenhallinta urheiluseuralle
Urheiluseuran pelaaja on usein samaan aikaan lajiliiton lisenssipelaaja, seuran jäsen ja joukkueen kausimaksun maksaja. Lisenssi hankitaan liiton omassa kanavassa, ja seura pitää itse jäsenluettelonsa ja seuraa omia maksujaan. Associatifyssa seuran jäsenet ja joukkuejako ovat samassa rekisterissä, ja harjoitusvuorojen ilmoittautumiset ja läsnäolo kirjataan samaan järjestelmään.
Mitä urheiluseuran jäsenhallinta sisältää
Urheiluseuran hallinto kulkee kauden rytmissä. Kauden alussa laskutetaan jäsenmaksut, uudet harrastajat liittyvät ja osa entisistä lopettaa. Kauden aikana valmentajat ja joukkueenjohtajat tarvitsevat ajantasaiset yhteystiedot, ja kauden lopussa hallitus tarvitsee jäsenmäärät ja maksutiedot toimintakertomukseen ja vuosikokoukseen.
Yhdistyslain mukaan hallituksen on pidettävä luetteloa yhdistyksen jäsenistä, ja luetteloon merkitään jäsenen täydellinen nimi ja kotikunta. Käytännössä seura tarvitsee lisäksi yhteystiedot, jäsentyypin, liittymispäivän ja tiedon maksetuista maksuista. Juniorijäsenten kohdalla rekisteriin kannattaa kirjata myös huoltajan yhteystiedot, koska laskut ja tiedotteet menevät yleensä huoltajalle.
Pidä jäsenmaksu ja harrastusmaksut erillään
Moni seura perii jäsenmaksun lisäksi joukkue-, ryhmä- tai kausimaksuja. Jäsenmaksun suuruudesta päätetään yleensä vuosikokouksessa sääntöjen mukaisesti, kun taas harrastusmaksuista päättää usein hallitus tai jaosto. Kun maksut pidetään rekisterissä erillisinä, näet heti, kuka on seuran jäsen ja kuka vain osallistuu toimintaan.
Yleinen virhe on seurata maksuja tiliotteelta ja merkitä ne käsin taulukkoon. Kun maksajia on satoja, osa jää merkitsemättä ja muistutus lähtee jo maksaneelle. Käytä jokaisessa laskussa viitenumeroa ja kirjaa maksut samaan paikkaan, jossa jäsentiedotkin ovat.
Tiedotus joukkueille ja ikäluokille
Pikaviestinryhmät toimivat joukkueen arjessa, mutta ne eivät korvaa jäsenrekisteriä. Ryhmiin jää usein lopettaneita pelaajia ja entisiä huoltajia, eikä hallitus näe, kuka viestin on saanut. Seuran viralliset tiedotteet, kuten kokouskutsut ja maksumuistutukset, kannattaa lähettää rekisterin tietojen pohjalta.
Associatifyssa jäsenet jaetaan jäsentyypeillä ja mukautetuilla kentillä esimerkiksi joukkueittain, ja viesti lähtee vain valitulle ryhmälle. Seura voi pitää jäsenrekisterin ilmaiseksi niin kauan kuin jäseniä on enintään 100. Harjoitusvuorojen ja tapahtumien ilmoittautumiset kuuluvat Starter-tasoon.
Vastuut ja käyttöoikeudet seurassa
Seurassa jäsentietoja käsittelevät usein puheenjohtaja, rahastonhoitaja, jäsensihteeri ja jaostojen vetäjät. Kaikki eivät tarvitse kaikkia tietoja. Valmentaja tarvitsee oman ryhmänsä yhteystiedot, rahastonhoitaja maksutiedot ja hallitus kokonaiskuvan. Rajaa oikeudet tehtävän mukaan ja poista ne, kun vapaaehtoinen lopettaa.
Sovi myös, kuka vastaa jäsenrekisteristä. Kun vastuuhenkilö on nimetty, tiedot pysyvät ajan tasalla ja uusi hallitus tietää, keneltä kysyä. Kerro tietosuojaselosteessa, mitä tietoja kerätään ja mihin niitä käytetään, ja pidä seloste jäsenten saatavilla esimerkiksi seuran verkkosivuilla.
Urheiluseuran arjen pulmat
Jäsenrekisteri on hajallaan Excelissä ja sähköposteissa.
Yksi rekisteri, jossa jäsentyypit, kaudet ja yhteystiedot pysyvät ajan tasalla.
Jäsenmaksujen seuranta vie aikaa.
Laskuta jäsenmaksut ja seuraa maksettuja ja maksamattomia samasta näkymästä.
Tiedotus tavoittaa vain osan jäsenistä.
Lähetä viestit jäsensegmenteille, esimerkiksi yhdelle joukkueelle tai ikäluokalle.
Mitä saat
- Jäsenrekisteri ja jäsentyypit, esimerkiksi juniori, aikuinen ja kannattaja.
- Jäsenmaksujen laskutus ja maksuseuranta.
- Sähköpostiviestintä segmenteittäin.
- Tapahtumat sekä toistuvat harjoitusvuorot ilmoittautumisineen ja läsnäoloineen.
Kenelle tämä sopii
Sopii pienille ja keskisuurille urheiluseuroille, jotka haluavat lopettaa Excelin pyörittämisen ja hoitaa jäsenet, maksut ja viestinnän yhdellä alustalla.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko jäsenet jakaa joukkueisiin tai ryhmiin?
Kyllä. Jäsentyypeillä ja mukautetuilla kentillä voit jaotella jäsenet joukkueittain tai ikäluokittain ja lähettää viestit oikealle ryhmälle.
Voiko jäsenet tuoda Excelistä?
Kyllä. Luo ensin seuran jäsentyypit, esimerkiksi juniori ja aikuinen, ja tallenna jäsenlista Excelistä CSV-tiedostoksi, jossa jokaisella rivillä on nimi, jäsentyyppi ja halutessasi sähköposti ja puhelinnumero. Tiedosto tuodaan jäsenrekisteriin yhdellä kertaa.
Mitä tietoja urheiluseuran jäsenluetteloon on pakko merkitä?
Yhdistyslaki edellyttää jäsenen täydellistä nimeä ja kotikuntaa. Muita tietoja, kuten yhteystietoja ja syntymävuotta, kerätään sen mukaan, mitä seuran toiminta oikeasti vaatii. Kerro kerättävistä tiedoista tietosuojaselosteessa.