Yhdistyksen kirjanpito: tositteet, tilinpäätös, tarkastus
Rekisteröity yhdistys on kirjanpitovelvollinen, vaikka se ei harjoittaisi liiketoimintaa: tilinpäätös ja toimintakertomus laaditaan kirjanpitolain mukaan (yhdistyslaki 37 a §). Kevennetty tilinpito on mahdollinen, jos säännöt tai kokouksen päätös sen sallivat, tulot ovat enintään 30 000 euroa sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella ja yhdistys ei harjoita liiketoimintaa. Tällöin tilinpäätöksen sijaan voidaan laatia vuosilaskelma (37 a § 6 mom.).
Mitä kirjanpitolaki vaatii yhdistykseltä
Kirjanpitolain 1 luvun 1 §:n mukaan yhdistys on kirjanpitovelvollinen. Velvollisuus koskee myös yhdistystä, jolla on vain jäsenmaksutuloja ja muutama kulu vuodessa. Jokaisen kirjauksen on perustuttava päivättyyn ja numeroituun tositteeseen. Tosite voi olla kuitti, ostolasku, tiliote tai muistiotosite.
Säilytysajat tulevat kirjanpitolain 2 luvun 10 §:stä. Tilinpäätös ja kirjanpidot, kuten päiväkirja ja pääkirja, säilytetään vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä. Tositteet säilytetään vähintään kuusi vuotta sen vuoden lopusta, jonka aikana tilikausi päättyi.
Pienimmille yhdistyksille on kevyempi vaihtoehto. Yhdistyslain 37 a § sallii kevennetyn tilinpidon. Ehtona on, että avustuksia ja muita tuloja on yhteensä enintään 30 000 euroa sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella. Yhdistys ei saa harjoittaa liiketoimintaa, ja säännöissä on oltava määräys kevennetystä tilinpidosta. Yhdistyksen kokous voi päättää siitä myös sääntöjä muuttamatta, kun raja-arvo alittuu, päätöksellä jossa noudatetaan sääntömuutoksen enemmistövaatimusta. Alle kaksi vuotta sitten rekisteröidyn yhdistyksen katsotaan alittavan rajan, ellei ole ilmeistä että se ylittyy. Silloin tilinpäätöksen sijaan voidaan laatia vuosilaskelma (37 a § 6 mom.), joka esitetään jäsenille kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
Mitä pienen yhdistyksen tilinpäätökseen kuuluu
Tilinpäätöksen osat ovat tase, tuloslaskelma ja liitetiedot. Pieneltä yhdistykseltä ei vaadita rahoituslaskelmaa. Kirjanpitolaki ei velvoita pientä kirjanpitovelvollista laatimaan toimintakertomusta. Monet säännöt kuitenkin edellyttävät toimintakertomusta vuosikokoukselle, joten tarkista omat sääntösi.
Useimmat pienet yhdistykset laativat tilinpäätöksen pien- ja mikroyrityksiä koskevan asetuksen mukaan. Silloin liitetietoja on vähän. Tavallisesti niissä kerrotaan, että tilinpäätös on laadittu pien- ja mikroyrityssäännösten mukaisesti, sekä annetut vakuudet ja vastuusitoumukset. Jos yhdistyksellä on rahastoja tai muita sidottuja varoja, niiden muutokset esitetään omana kohtanaan.
Kirjanpitolain 3 luvun 7 §:n mukaan tilinpäätös päivätään ja allekirjoitetaan. Allekirjoittajina ovat hallituksen jäsenet, vaikka rahastonhoitaja olisi tehnyt työn yksin. Allekirjoitettu kappale on se, joka arkistoidaan.
Toiminnantarkastus vai tilintarkastus
Yhdistyslain 38 a §:n mukaan yhdistyksen kokous valitsee toiminnantarkastajan, jos tilintarkastajaa ei tarvitse valita tilintarkastuslain tai sääntöjen perusteella. Jos toiminnantarkastajia valitaan vain yksi, valitaan myös varatoiminnantarkastaja. Toiminnantarkastaja tarkastaa talouden ja hallinnon ja antaa kertomuksen vuosikokoukselle.
Tilintarkastuslain 2 luvun 2 §:ssä on kolme rajaa. Ne ovat taseen loppusumma yli 100 000 euroa, liikevaihto tai sitä vastaava tuotto yli 200 000 euroa ja keskimäärin yli kolme työntekijää. Tilintarkastajaa ei tarvitse valita, jos sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella enintään yksi raja on ylittynyt.
Pieni yhdistys jää yleensä selvästi rajojen alle. Jos säännöissä kuitenkin määrätään valitsemaan tilintarkastaja, määräystä on noudatettava.
Vuosikello kalenterivuoden tilikaudella
1. Tammikuu: kokoa edellisen vuoden tositteet ja täsmäytä kirjanpidon pankkitili tiliotteeseen. Tarkista maksamattomat jäsenmaksut ja avoimet laskut.
2. Helmi- ja maaliskuu: tee puuttuvat kirjaukset ja laadi tase, tuloslaskelma ja liitetiedot. Hallitus käsittelee luonnoksen kokouksessaan.
3. Huhtikuu: hallitus allekirjoittaa tilinpäätöksen viimeistään 30. huhtikuuta, koska kirjanpitolain 3 luvun 6 § antaa laatimiseen neljä kuukautta. Toiminnantarkastaja saa aineiston ja antaa kertomuksensa ennen kokouskutsua.
4. Kevätkokous: kokous vahvistaa tilinpäätöksen ja päättää vastuuvapaudesta sääntöjen määräämänä aikana. Kokouksen aikataulusta ja esityslistasta kerrotaan vuosikokousoppaassa.
Riittääkö Excel
Taulukkolaskenta toimii, kun tapahtumia on vuodessa muutamia kymmeniä ja pankkitilejä on yksi. Yhdistys ei silloin yleensä maksa palkkoja eikä ole arvonlisäverovelvollinen. Taulukosta on silti saatava päiväkirja ja pääkirja, ja jokaisen rivin on viitattava tositenumeroon.
Excel käy raskaaksi, kun tapahtumia on satoja tai kirjaajia on useampi. Ongelma näkyy viimeistään rahastonhoitajan vaihtuessa, kun seuraaja ei tiedä, mikä tiedosto on ajan tasalla. Kirjanpito-ohjelma muodostaa päiväkirjan, pääkirjan, taseen ja tuloslaskelman suoraan kirjauksista.
Associatify ei ole kirjanpito-ohjelma. Sillä hoidetaan jäsenmaksujen laskutus ja maksujen seuranta, ja talousraportin voi viedä CSV-tiedostona kirjanpitoa varten.
Veroilmoitus ja yhdistyksen lopettaminen
Yleishyödyllinen yhdistys antaa veroilmoituksen lomakkeella 6C vain, jos sillä on veronalaista tuloa tai Verohallinto pyytää ilmoitusta. Veronalaista tuloa voi syntyä esimerkiksi elinkeinotoiminnasta. Jos yhdistys maksaa palkkoja tai palkkioita, ne ilmoitetaan tulorekisteriin.
Kun yhdistys puretaan, jäljelle jäävät varat luovutetaan sääntöjen määräämään tarkoitukseen. Kirjanpitoa jatketaan siihen asti. Hallitus laatii loppuselvityksen, josta näkyvät varat, velat ja se, mihin varat luovutettiin.
Säilytysajat eivät pääty purkamiseen. Sopikaa ennen purkamista, kuka säilyttää aineiston, ja kirjatkaa päätös pöytäkirjaan. Tositteet säilytetään kuusi vuotta, tilinpäätökset ja kirjanpidot kymmenen vuotta.
Tilinpäätöksen osat pienessä yhdistyksessä
Tase
Yhdistyksen varat, velat ja oma pääoma tilikauden viimeisenä päivänä.
Tuloslaskelma
Tilikauden tuotot ja kulut sekä yli- tai alijäämä.
Liitetiedot
Pien- ja mikroyrityssäännösten mukaiset lyhyet lisätiedot, kuten vakuudet ja vastuusitoumukset.
Allekirjoitukset ja tarkastus
Hallituksen jäsenten allekirjoitukset ja toiminnantarkastajan tai tilintarkastajan kertomus.
Muistilista
- Numeroi ja päivää jokainen tosite.
- Täsmäytä pankkitili tiliotteeseen tilikauden lopussa.
- Allekirjoita tilinpäätös neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä.
- Toimita aineisto toiminnantarkastajalle ennen kokouskutsua.
- Säilytä tositteet kuusi ja tilinpäätökset kymmenen vuotta.
Kenelle tämä opas on
Pienten yhdistysten rahastonhoitajille ja hallituksille, jotka hoitavat kirjanpidon itse tai valvovat kirjanpitäjän työtä.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö pienen yhdistyksen tehdä tilinpäätös?
Kyllä, kun yhdistys pitää kirjanpitolain mukaista kirjanpitoa. Poikkeus on yhdistyslain 37 a §:n kevennetty tilinpito, joka vaatii määräyksen säännöissä (tai yhdistyksen kokouksen päätöksen). Tulot saavat olla enintään 30 000 euroa sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella, eikä yhdistys saa harjoittaa liiketoimintaa. Silloin voidaan laatia vuosilaskelma.
Riittääkö Excel yhdistyksen kirjanpitoon?
Pienessä yhdistyksessä voi riittää, jos tapahtumia on vähän ja taulukosta saadaan päiväkirja ja pääkirja tositenumeroineen. Kun tapahtumia on satoja tai kirjaajia useampi, kirjanpito-ohjelma on varmempi.
Mitä liitetietoja pienen yhdistyksen tilinpäätökseen tulee?
Pien- ja mikroyrityssäännöksiä soveltavalla yhdistyksellä liitetietoja on vähän. Tavallisesti kerrotaan sovelletut säännökset sekä annetut vakuudet ja vastuusitoumukset. Rahastojen ja muiden sidottujen varojen muutokset esitetään erikseen.
Kuka allekirjoittaa yhdistyksen tilinpäätöksen?
Hallituksen jäsenet kirjanpitolain 3 luvun 7 §:n mukaisesti. Allekirjoitus ei jää rahastonhoitajan tai puheenjohtajan varaan.
Onko rekisteröidyn yhdistyksen tilinpäätös julkinen?
Pienen yhdistyksen ei tarvitse ilmoittaa tilinpäätöstään rekisteröitäväksi, joten sitä ei voi tilata viranomaiselta kuten osakeyhtiön tilinpäätöstä. Velvollisuus koskee vain suurimpia yhdistyksiä. Jäsenet näkevät tilinpäätöksen kokouksessa, joka vahvistaa sen.
Tarvitseeko pieni yhdistys tilintarkastajan?
Yleensä ei. Toiminnantarkastaja riittää, jos sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella enintään yksi tilintarkastuslain kolmesta rajasta on ylittynyt eikä säännöissä vaadita tilintarkastajaa.
Mitä kirjanpidolle tehdään, kun yhdistys lopetetaan?
Kirjanpitoa jatketaan, kunnes varat on luovutettu sääntöjen mukaiseen tarkoitukseen, ja hallitus laatii loppuselvityksen. Aineisto säilytetään purkamisen jälkeenkin: tositteet kuusi vuotta, tilinpäätökset ja kirjanpidot kymmenen vuotta.