Jäsenhallinta ammattiyhdistykselle
Ammattiosaston jäsenyyteen kuuluvat edunvalvonnan lisäksi jäsenedut ja ammatillinen täydennyskoulutus. Osaston vuosi täyttyy koulutuksista, jäsentilaisuuksista ja etujen tiedottamisesta, ja jokaisessa pitää tietää, kenen jäsenyys on voimassa ja kenelle viesti kuuluu. Associatifyssa koulutusten ilmoittautumiset ja läsnäolo, jäsenmaksut ja kohdennettu sähköposti ovat samassa järjestelmässä, ja sidosryhmät ovat CRM:ssä jäsenrekisterin rinnalla.
Jäsenyys on erityistä henkilötietoa
Tieto siitä, että henkilö kuuluu ammattiliittoon, on tietosuoja-asetuksessa erityinen henkilötietoryhmä. Ammattiyhdistys saa käsitellä jäsentensä tietoja osana oikeutettua toimintaansa, kunhan käsittely on asianmukaisesti suojattua eikä tietoja luovuteta yhdistyksen ulkopuolelle ilman jäsenen suostumusta.
Käytännössä jäsenlistoja ei jaeta sähköpostin liitteinä, ja luottamushenkilöt ja aktiivit näkevät vain tehtävässään tarvitsemansa tiedot. Pääsyoikeudet kannattaa käydä läpi aina, kun ammattiosaston hallitus tai toimijat vaihtuvat.
Jäsenmaksut ja jäsenyyden tila
Jäsenmaksu voi olla kiinteä, porrastettu tai sidottu palkkaan, ja opiskelijoilla, eläkeläisillä ja työttömillä on usein oma maksuluokkansa. Kun jäsenryhmä on rekisterissä oma tietonsa, laskutus ja tilastot pysyvät oikeina, vaikka jäsenen tilanne muuttuu kesken vuoden.
Jäsenyyden tilaa kannattaa seurata tarkasti, koska siihen liittyvät jäsenedut ja äänioikeus. Kun maksamattomat jäsenmaksut näkyvät ajoissa, jäsenelle ehtii lähettää muistutuksen ennen kuin jäsenyys päättyy sääntöjen perusteella.
Viestintä ja sidosryhmät
Ammattiosasto viestii eri asioista eri jäsenille: työpaikkakohtaisista asioista, alueellisista koulutuksista tai koko jäsenistöä koskevista kokouksista. Kohdennettu viestintä vähentää turhia viestejä, ja tärkeät tiedotteet erottuvat paremmin.
Associatifyssa jäsenrekisteri, jäsenmaksujen laskutus, segmentoitu sähköposti ja CRM ovat samassa järjestelmässä. Käyttäjille annetaan roolit, ja esimerkiksi hallituksen jäsen voi katsoa tietoja muuttamatta niitä.
Ammattiosaston toimintavuosi
Ammattiosaston vuoteen kuuluvat yleensä sääntömääräiset kokoukset, jäsenmaksujen seuranta, koulutukset ja virkistystoiminta sekä yhteydenpito liittoon. Kokouskutsut toimitetaan sääntöjen määräämällä tavalla ja ajassa, joten jäsenten yhteystietojen pitää olla kunnossa jo ennen kutsujen lähettämistä.
Uusien jäsenten hankinta on monelle ammattiosastolle jatkuvaa työtä. Kun liittymiset, tervetuloviestit ja ensimmäinen yhteydenotto kirjataan samaan paikkaan, näet, keneen on jo oltu yhteydessä ja kuka odottaa vielä vastausta.
Ammattiyhdistyksen arjen pulmat
Jäsenmaksujen perintä ja seuranta on työlästä.
Jokaisella jäsentyypillä on oma hintansa, joten opiskelija-, eläkeläis- ja työttömyysajan maksut pysyvät erillään.
Viestintä ei kohdennu jäsenryhmittäin.
Segmentoi jäsenet ja lähetä viestit oikealle ryhmälle, esimerkiksi alueittain tai ammattialoittain.
Sidosryhmät ja yhteistyökumppanit ovat eri listoilla.
CRM kuudella kontaktityypillä pitää jäsenet ja sidosryhmät yhdessä paikassa.
Mitä saat
- Jäsenrekisteri ja jäsenmaksujen laskutus.
- Kohdennettu sähköpostiviestintä segmenteittäin.
- CRM jäsenille, sidosryhmille ja kumppaneille.
- Mukautetut kentät jäsentietoihin.
- Pienen ammattiosaston jäsenrekisteri on maksuton 100 jäseneen asti.
Kenelle tämä sopii
Sopii ammattiyhdistyksille, ammattiliitoille ja edunvalvontajärjestöille, jotka haluavat hallita jäsenet, jäsenmaksut ja sidosryhmät yhdellä alustalla.
Usein kysytyt kysymykset
Voiko jäsenet segmentoida alueittain tai aloittain?
Kyllä. Mukautetuilla kentillä ja jäsentyypeillä voit jaotella jäsenet ja kohdentaa viestinnän tarkasti.
Sopiiko tämä isolle liitolle?
Pro-taso skaalautuu suuremmille jäsenmäärille. Tarvittaessa Enterprise-taso tuo lisää käyttäjiä ja räätälöintiä.
Voiko tiedot tuoda vanhasta rekisteristä?
Kyllä. Vie jäsenet vanhasta rekisteristä CSV-tiedostona ja tuo tiedosto Associatifyyn. Jos osastolla on eri maksuluokat, luo ne ensin jäsentyypeiksi, niin jokainen jäsen tulee oikeaan maksuluokkaan jo tuonnissa.
Saako ammattiosasto luovuttaa jäsenlistan yhteistyökumppanille?
Pääsääntöisesti ei ilman jäsenten suostumusta. Ammattiliiton jäsenyys on tietosuoja-asetuksessa erityinen henkilötieto. Yhdistys saa käsitellä sitä omassa toiminnassaan, mutta tietoja ei luovuteta ulkopuolisille ilman jäsenen suostumusta.
Miten kokouskutsu pitää toimittaa jäsenille?
Yhdistyksen säännöt määräävät, miten ja missä ajassa kokouskutsu toimitetaan. Jos säännöt sallivat sähköpostikutsun, rekisterin sähköpostiosoitteiden pitää olla ajan tasalla. Tarkista kutsutapa omista säännöistänne.