Yhdistyksen toimintakertomus
Toimintakertomus kuvaa, mitä yhdistys teki päättyneellä toimikaudella. Se esitetään vuosikokouksessa tilinpäätöksen yhteydessä. Tämä opas kertoo, mitä toimintakertomukseen kuuluu.
Mihin toimintakertomusta tarvitaan
Yhdistys on kirjanpitovelvollinen, ja sen tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kirjanpitolaki ei velvoita pieniä kirjanpitovelvollisia laatimaan toimintakertomusta tilinpäätöksen osaksi, joten pienessä yhdistyksessä kertomuksen tarve tulee yleensä säännöistä. Niissä toimintakertomus mainitaan tavallisesti varsinaisen kokouksen asioissa tilinpäätöksen ja toiminnantarkastuskertomuksen rinnalla.
Toimintakertomus on myös yhdistyksen muisti. Siitä näkee vuosien päästä, mitä tehtiin ja kuka teki. Avustusten myöntäjät pyytävät usein edellisen vuoden toimintakertomusta hakemuksen liitteeksi, joten huolellisesti laadittu kertomus säästää työtä myöhemmin.
Aikataulu ja työnjako
Kertomus kannattaa laatia samaan aikaan tilinpäätöksen kanssa heti tilikauden päätyttyä. Toiminnantarkastaja tai tilintarkastaja tarkastaa yhdistyksen talouden ja hallinnon, joten hän tarvitsee molemmat asiakirjat hyvissä ajoin ennen vuosikokousta.
Käytännössä yksi hallituksen jäsen, usein sihteeri, kokoaa luonnoksen, ja muut täydentävät sitä omien vastuualueidensa osalta. Hallitus hyväksyy valmiin kertomuksen kokouksessaan ja liittää sen vuosikokouksen materiaaliin.
Jäsenistö ja talous kertomuksessa
Kerro jäsenmäärä kauden alussa ja lopussa sekä tarvittaessa jakauma jäsentyypeittäin. Mainitse uusien jäsenten ja eronneiden määrä, jos niissä oli merkittäviä muutoksia. Luvut kannattaa ottaa suoraan jäsenrekisteristä, jotta ne täsmäävät muihin asiakirjoihin.
Talousosioon riittää lyhyt sanallinen kuvaus: mistä tulot koostuivat, mihin rahaa käytettiin ja oliko tulos yli- vai alijäämäinen. Tarkemmat luvut löytyvät tilinpäätöksestä, johon kertomus voi viitata.
Esimerkkejä muotoiluista
Kirjoita menneessä aikamuodossa ja käytä lukuja. Esimerkiksi: ”Toimikaudella 2026 Esimerkki ry järjesti kuusi jäseniltaa, joihin osallistui yhteensä 140 henkeä. Jäsenmäärä kasvoi 212 jäsenestä 238 jäseneen.”
Hallintoa koskeva osio voi olla lyhyt: ”Hallitus kokoontui toimikauden aikana kymmenen kertaa. Puheenjohtajana toimi Anna Virtanen ja sihteerinä Liisa Niemi.” Mainitse myös yhdistyksen kokoukset ja niiden tärkeimmät päätökset.
Jos jokin toimintasuunnitelmaan kirjattu asia jäi toteutumatta, kerro se ja lyhyesti syy. Rehellinen kuvaus auttaa seuraavaa hallitusta suunnittelemaan paremmin.
Yleisimmät virheet
Kertomus voi paisua tapahtumaluetteloksi, josta ei selviä, mitä vuoden aikana saatiin aikaan. Toinen yleinen virhe on, että luvut eivät täsmää tilinpäätökseen tai jäsenrekisteriin. Tarkista jäsenmäärä ja talouden pääluvut ennen kuin kertomus lähtee toiminnantarkastajalle.
Associatifyn jäsenrekisteristä näet jäsenet ja jäsenmaksujen tilan yhdestä paikasta, ja tiedot voi viedä CSV-tiedostona esimerkiksi taulukkolaskentaan.
Mitä toimintakertomukseen kuuluu
Yleiskatsaus
Lyhyt kuvaus toimikaudesta ja sen keskeisistä tapahtumista.
Toiminta
Järjestetyt tapahtumat, hankkeet ja saavutukset.
Jäsenistö
Jäsenmäärän kehitys toimikauden aikana.
Talous ja hallinto
Talouden pääkohdat tilinpäätöksen mukaan sekä hallitus, kokoukset ja toimihenkilöt.
Muistilista
- Kuvaa toteutunut toiminta.
- Käytä konkreettisia lukuja (tapahtumat, jäsenet).
- Linkitä tilinpäätökseen.
- Pidä rakenne selkeänä ja lyhyenä.
Kenelle tämä opas on
Yhdistysten hallituksille, jotka laativat kertomuksen päättyneestä toimikaudesta.
Usein kysytyt kysymykset
Onko toimintakertomus pakollinen?
Kirjanpitolaki ei velvoita pientä yhdistystä laatimaan toimintakertomusta, mutta useimmat säännöt edellyttävät sen esittämistä varsinaisessa kokouksessa. Tarkista siis oman yhdistyksesi säännöt.
Kuka laatii toimintakertomuksen?
Hallitus laatii kertomuksen, ja se esitetään vuosikokoukselle.
Mikä ero on toimintakertomuksella ja tilinpäätöksellä?
Toimintakertomus kuvaa toimintaa sanallisesti, tilinpäätös kuvaa talouden luvut.
Kuka hyväksyy toimintakertomuksen?
Hallitus hyväksyy kertomuksen ja esittää sen varsinaiselle kokoukselle. Kokous käsittelee sen sääntöjen mukaisesti yhdessä tilinpäätöksen ja toiminnantarkastuskertomuksen kanssa.
Kuinka pitkä toimintakertomuksen pitäisi olla?
Pienessä yhdistyksessä riittää usein pari sivua. Olennaista on, että lukija näkee, mitä tehtiin, keitä toiminta tavoitti ja miten talous kehittyi.