Mikä on jäsenhallintajärjestelmä?
Jäsenhallintajärjestelmä kokoaa järjestön ydintoiminnot yhteen: jäsentiedot, jäsenmaksut, tapahtumat ja viestinnän. Tämä opas kertoo, mitä järjestelmä tekee ja milloin sitä tarvitaan.
Mistä jäsenhallintajärjestelmä koostuu
Järjestelmän ydin on jäsenrekisteri. Siihen kirjataan jokaisesta jäsenestä perustiedot, jäsentyyppi, jäsenyyden tila ja liittymispäivä sekä järjestön omat lisätiedot. Yhdistyslaki velvoittaa hallituksen pitämään jäsenluetteloa, ja järjestelmä on käytännössä tapa pitää se ajan tasalla.
Rekisterin päälle rakentuvat toiminnot, joita järjestö tekee toistuvasti: jäsenmaksujen laskutus ja maksujen seuranta, tapahtumat ja ilmoittautumiset sekä viestintä jäsenille. Koska kaikki toiminnot käyttävät samoja tietoja, osoitteenmuutos tai eroilmoitus kirjataan vain kerran.
Jäsenyyden elinkaari
Jäsenyys alkaa liittymisestä. Yhdistyslain mukaan uudet jäsenet hyväksyy hallitus, ellei säännöissä määrätä toisin. Hyväksymisen jälkeen jäsen saa tervetuloviestin ja ensimmäisen laskun, ja jäsenyys jatkuu vuodesta toiseen jäsenmaksun myötä.
Jäsenyys päättyy eroon tai erottamiseen. Jäsen voi erota ilmoittamalla siitä kirjallisesti hallitukselle tai sen puheenjohtajalle tai ilmoittamalla erosta yhdistyksen kokouksessa merkittäväksi pöytäkirjaan. Monen yhdistyksen säännöissä määrätään lisäksi, että hallitus voi katsoa eronneeksi jäsenen, joka on jättänyt jäsenmaksunsa maksamatta. Kun nämä muutokset kirjataan, jäsenmäärä on oikea vuosikokouksessa ja toimintakertomuksessa.
Milloin järjestelmä kannattaa ottaa käyttöön
Hyvä hetki on toimintavuoden vaihde, jolloin jäsenmaksut laskutetaan joka tapauksessa. Siivoa ensin nykyinen jäsenlista: poista kaksoiskappaleet, tarkista eronneet ja yhtenäistä sarakkeet. Siirto sujuu, kun jokaisella jäsenellä on yksi rivi ja jokaisella tiedolla oma sarakkeensa.
Associatifyssa jäsenet tuodaan CSV-tiedostona, ja jäsenrekisteri on ilmainen 100 jäseneen asti. Tapahtumat ja kyselyt kuuluvat Starter-tasoon, ja jäsenet voi viedä ulos CSV-tiedostona milloin tahansa.
Mitä järjestelmä ei ratkaise puolestasi
Järjestelmä ei päätä, millaisia jäsentyyppejä yhdistyksellä on tai paljonko jäsenmaksu on. Ne määräytyvät säännöistä ja yhdistyksen kokouksen päätöksistä. Tarkista säännöt ennen käyttöönottoa, jotta järjestelmän jäsentyypit vastaavat niitä.
Tiedot eivät myöskään pysy ajan tasalla itsestään. Sovi, kuka kirjaa liittymiset ja erot ja kuka seuraa maksuja. Kun vastuut ovat selvät, rekisteri pysyy luotettavana myös silloin, kun hallitus vaihtuu.
Merkit, ettei Excel enää riitä
Jäsenlista on useassa Excelissä, jotka ovat ristiriidassa.
Järjestelmä pitää yhden jäsenrekisterin ainoana totuutena.
Jäsenmaksuja ja uusintoja seurataan käsin.
Järjestelmä laskuttaa maksut ja näyttää, kuka on maksanut ja kenen jäsenyys on rauennut.
Ilmoittautumiset ja sähköposti ovat eri työkaluissa.
Järjestelmä hoitaa tapahtumat ja viestinnän samojen jäsentietojen pohjalta.
Mitä jäsenhallintajärjestelmä tyypillisesti tekee
- Ylläpitää jäsenrekisteriä tyypeillä, tiloilla ja historialla.
- Kerää ja seuraa jäsenmaksuja ja uusintoja.
- Hoitaa tapahtumat ja ilmoittautumiset.
- Lähettää kohdennettua sähköpostia jäsenille.
- Sisältää usein CRM:n kumppaneille ja prospekteille.
Tarvitsetko jäsenhallintajärjestelmän?
Jos jäseniä on enemmän kuin muutama kymmenen, keräät jäsenmaksuja tai järjestät säännöllisesti tapahtumia, järjestelmä poistaa Excel-säätämisen. Pienet ryhmät voivat aloittaa ilmaiseksi ja kasvaa maksullisiin ominaisuuksiin.
Usein kysytyt kysymykset
Mitä jäsenhallintajärjestelmä tarkoittaa?
Ohjelmisto, joka kokoaa järjestön jäsenhallinnon (jäsenrekisterin, jäsenmaksut, tapahtumat ja viestinnän) yhteen paikkaan.
Miten se eroaa CRM:stä?
CRM hallinnoi suhteita ja myyntiputkea; jäsenhallintajärjestelmä lisää jäsenyyteen liittyvät toiminnot kuten jäsenmaksut, uusinnat ja jäsenrekisterin.
Onko ilmaista jäsenhallintajärjestelmää?
Kyllä, Associatify on ilmainen 100 jäseneen asti.
Mitä yhdistyksen jäsenluetteloon on pakko merkitä?
Yhdistyslain mukaan jäsenen täydellinen nimi ja kotikunta. Muut tiedot kerätään toiminnan tarpeen mukaan, ja niistä kerrotaan tietosuojaselosteessa.