Apurahajärjestelmä
Apurahajärjestelmä kokoaa säätiön koko hakuprosessin yhteen: sähköiset hakemukset, hakijaportaali, arviointi ja maksatusten seuranta. Associatifyssa tekoäly tiivistää hakemukset arvioijien tueksi, ja pisteytyksen ja päätökset tekee ihminen. Tiedot säilytetään EU:ssa, ja hinta on kiinteä kuukausihinta ilman hakemuskohtaisia maksuja.
Mitä apurahajärjestelmä hoitaa
Sähköiset hakemukset
Hakijaportaali kerää hakemukset yhdessä muodossa, sähköpostien ja irrallisten lomakkeiden sijaan.
AI-seulonta
Tekoäly tiivistää hakemukset ja nostaa olennaisen esiin. Pisteytyksen ja päätökset tekee aina ihminen.
Arviointi ja pisteytys
Arvioijien työ, pisteytys ja päätökset yhdessä järjestelmässä, oikeudet rajattuina omiin hakemuksiin.
Päätökset ja tiedotus
Myönnöt, hylkäykset ja hakijoiden ilmoitukset samasta näkymästä.
Maksatusten seuranta
Myönnetyt apurahat, maksatuserät ja verotiedot yhdessä paikassa.
Raportointi
Hakumäärät, myönnöt ja jakaumat valmiina raportteina hallitukselle.
Kenelle apurahajärjestelmä sopii
- Apuraha- ja stipendisäätiöt, jotka jakavat rahoitusta hakemusten perusteella.
- Rahastot ja yhteisöt, jotka käsittelevät haut kausittain.
- Yhdistykset, jotka jakavat avustuksia tai stipendejä hakemusten perusteella.
Opi perusteet
- Mikä on apurahajärjestelmä?· Mitä järjestelmä tekee ja milloin hakuprosessin sähköistäminen kannattaa.
- Näin valitset apurahajärjestelmän· Käytännön muistilista vertailuun.
- Apurahaprosessin sähköistäminen· Vaiheet sähköpostista ja Excelistä sähköiseen prosessiin.
- Tekoäly apurahojen arvioinnissa· Miten tekoälyä käytetään vastuullisesti arvioinnissa.
- Apurahan myöntämisprosessi säätiölle· Haun vaiheet hausta maksatukseen.
- Apurahahakemusten arviointikriteerit· Millaisia kriteerejä käyttää ja miten ne määritetään.
- Apurahojen hallinta säätiölle· Säätiön näkökulma, käyttötapaukset ja hyödyt.
Usein kysytyt kysymykset
Mikä on apurahajärjestelmä?
Apurahajärjestelmä on ohjelmisto, jolla säätiö hallitsee koko apurahaprosessin: hakemukset, arvioinnin, päätökset ja maksatukset yhdessä paikassa paperisten lomakkeiden ja Excelin sijaan.
Miten AI-seulonta toimii?
Jokaisesta hakemuksesta syntyy tekoälyn laatima tiivistelmä, jossa ohjelman kriteerien kannalta keskeiset kohdat on nostettu esiin. Arvioija lukee sen alkuperäisen hakemuksen rinnalla. Pisteytyksen ja lopulliset päätökset tekee aina ihminen.
Missä data sijaitsee?
Associatify isännöidään EU:ssa ja on GDPR-yhteensopiva. Henkilötunnukset ja muut arkaluontoiset tiedot on suojattu.
Voiko arvioijien näkymää rajata?
Kyllä. Arvioija näkee vain ne hakemukset tai ohjelmat, jotka hänelle on osoitettu.
Miten apurahahaku etenee järjestelmässä?
Säätiö luo apurahaohjelman, määrittää lomakkeen, kriteerit ja hakuajan ja avaa haun hakuportaalissa. Saapuneet hakemukset jaetaan arvioijille, jotka pisteyttävät ne kriteerien mukaan. Hallitus tekee päätökset, hakijat saavat ilmoituksen, ja myönnetyille apurahoille kirjataan maksatuserät. Jokainen vaihe näkyy saman hakemuksen alla.
Miten hakemukset jaetaan arvioijille?
Arvioijan voi liittää koko ohjelmaan tai yksittäisiin hakemuksiin. Rajattu arvioija näkee vain nämä hakemukset. Käsittelyvaiheet ovat säätiön omia: vaiheita voi lisätä, nimetä uudelleen ja poistaa.
Miten henkilötunnukset suojataan?
Henkilötunnukset tallennetaan salattuina. Arvioijat eivät näe niitä, eikä niitä käytetä tekoälyarvioinnissa tai CSV-vienneissä. Tunnuksen voi avata vain pääkäyttäjä, ja avaus kirjataan lokiin.
Voiko haun testata ennen julkaisua?
Kyllä. Ohjelman voi merkitä piilotetuksi, jolloin sen suora linkki toimii, mutta haku ei näy julkisella hakusivulla. Haun voi myös ajastaa aukeamaan tiettynä päivänä.
Miten maksatuksia seurataan?
Apurahan saaja kuittaa ehdot ennen kuin maksatuksia voi luoda. Maksatuserät aikatauluineen ja maksupäivineen näkyvät hakemuksen rinnalla, ja maksatukset voi viedä CSV-tiedostona esimerkiksi taloushallintoon.
Voiko hakijalta pyytää täydennystä?
Kyllä. Hakemuksen voi palauttaa hakijalle täydennettäväksi. Hakija korjaa sen hakuportaalissa, ja säätiö näkee, milloin hakija on viimeksi muokannut hakemusta.
Voiko hakijan kanssa viestiä järjestelmässä?
Kyllä. Säätiö ja hakija voivat lähettää viestejä hakemuksen yhteydessä, joten keskustelu säilyy hakemuksen tiedoissa sähköpostilaatikoiden sijaan.
Sopiiko järjestelmä monivuotisille apurahoille?
Kyllä. Ohjelmalle määritetään kauden pituus vuosina, ja hakija voi ilmoittaa haettavan summan vuosittain. Jatkovuoden käsittely linkitetään alkuperäiseen hakemukseen.
Mitä apurahajärjestelmä maksaa?
Hinta on kiinteä kuukausihinta, joka määräytyy säätiön koon mukaan. Hakemuskohtaisia maksuja ei ole. Katso hinnoittelu.