Yhdistyksen sääntöjen muuttaminen ja kokouskutsu

Yhdistyksen sääntöjen muuttaminen kaatuu harvoin äänestykseen, ja paljon useammin se kaatuu kokouskutsuun. Nämä kaksi on yhdistyslaissa sidottu yhteen niin tiukasti, että päätöstä 23 §:ssä mainitussa asiassa ei kokouksessa saa tehdä, ellei asiaa ole mainittu kokouskutsussa. Jos muutosta ei ole mainittu kutsussa asianmukaisesti, kokous ei voi siitä pätevästi päättää, ja koko kierros alkaa alusta.

Kutsu ratkaisee päätöksen pätevyyden

Sääntöjen muuttamisesta päätetään yhdistyksen tai valtuutettujen kokouksessa, eikä hallitus voi tehdä sitä omalla päätöksellään. Saman pykälän luettelossa ovat myös kiinteistön luovuttaminen, hallituksen ja tilintarkastajan valinta sekä yhdistyksen purkaminen. Kokouskutsua koskeva pykälä sitoo juuri nämä asiat kutsuun. Taustalla on jäsenen suoja. Kenenkään sääntöjä ei muuteta kokouksessa, josta hän ei tiennyt mistä päätetään.

Laki asettaa kutsulle myös vähimmäissisällön. Kokous on kutsuttava koolle siten kuin säännöissä on määrätty, ja kutsussa on mainittava kokouksen aika ja paikka sekä mahdollinen ennakkoilmoittautumisvelvollisuus. Jos kokoukseen voi osallistua postitse tai tietoliikenneyhteyden avulla, myös tämä osallistumistapa ja sen tekniset edellytykset kuuluvat kutsuun.

Kutsuajasta laki vaikenee. Se tulee yhdistyksen omista säännöistä, ja siksi sääntömuutosta valmisteltaessa kutsuaika lasketaan kalenterista. Arkistoi kutsu ja sen lähetyspäivä pöytäkirjan liitteeksi. Jos päätöstä myöhemmin moititaan, riidassa kysytään, mitä kutsussa luki ja milloin se lähti.

Sääntömuutos kirjoitetaan kutsuun kerroksittain. Kutsussa sanotaan suoraan, että kokouksessa käsitellään sääntöjen muuttamista. Sen jälkeen luetellaan, mitä pykäliä muutos koskee. Lopuksi kerrotaan, mistä ehdotuksen sisällön saa nähtäväksi etukäteen. Muutosehdotuksen liittäminen kutsuun kokonaisuudessaan on varmin tapa, koska silloin kiistaa kutsun riittävyydestä ei synny.

Sääntömuutoksen vaiheet

1. Valmistelu. Hallitus tai työryhmä laatii muutosehdotuksen, jossa näkyvät rinnakkain vanha pykälä, uusi pykälä ja muutoksen perustelu. Tarkista samalla omista säännöistä, mitä ne sanovat sääntöjen muuttamisesta. Niissä voi olla lakia tiukempi määräenemmistövaatimus tai kahden peräkkäisen kokouksen menettely. Jos yhdistys kuuluu liittoon, säännöissä voi myös lukea, että muutos vaatii liiton hyväksynnän. Mittaa kannatus ennen kutsun lähettämistä. Kolmen neljäsosan enemmistö on korkea kynnys, ja kiistanalainen pykälä on halvempi hioa valmistelussa kuin kaataa kokouksessa. Jos yhdistys on säännöissään kaksikielinen, muutokset tehdään molempiin kieliversioihin yhtä aikaa.
2. Kutsu. Kokouskutsu lähetetään sääntöjen määräämällä tavalla ja määräajassa, sääntömuutos selvästi mainittuna. Kutsutavan on oltava se, joka säännöissä lukee. Sähköposti ei korvaa lehti-ilmoitusta, jos säännöt vaativat lehti-ilmoituksen.
3. Kokous. Ehdotus esitellään, siitä keskustellaan ja siitä äänestetään. Sääntöjen muuttamiseen vaaditaan vähintään kolme neljäsosaa äänestyksessä annetuista äänistä, jollei säännöissä ole toisin määrätty. Kokous voi hyväksyä ehdotuksen, hylätä sen tai palauttaa sen valmisteluun. Varmista päätösvaltaisuus ja äänestysmenettely etukäteen.
4. Pöytäkirja. Muutospäätös kirjataan täsmällisesti. Pöytäkirjasta pitää käydä ilmi, mitkä pykälät muuttuivat, mikä on uusi sanamuoto ja mikä oli äänestystulos. Puheenjohtaja ja pöytäkirjantarkastajat allekirjoittavat. Kirjaa myös se, että sääntömuutos oli mainittu kokouskutsussa, ja liitä kutsu pöytäkirjaan.
5. Rekisteri-ilmoitus. Sääntömuutos ilmoitetaan Patentti- ja rekisterihallituksen yhdistysrekisteriin, ja muutos tulee voimaan vasta rekisteröinnillä. PRH:n 15.1.2026 päivitetyn ohjeen mukaan sääntöjen muutosilmoitus maksaa 120 euroa, jos sääntöjä ei ole ennakkotarkastettu, ja 60 euroa, jos säännöt on ennakkotarkastettu vuonna 2017 tai sen jälkeen saapuneen hakemuksen perusteella. Ilmoituksen allekirjoittaa hallituksen puheenjohtaja tai rekisteriin merkitty täysivaltainen hallituksen jäsen, ja liitteeksi tulevat muutetut säännöt kokonaisuudessaan. Pöytäkirjaa tai sen otetta ei tarvitse liittää. Ilmoituksen vaiheet ja maksut: muutosilmoitus PRH:lle.

Tavalliset kompastuskivet

Epämääräinen kutsu ("käsitellään sääntöasioita") altistaa päätöksen moitteelle. Yhtä tavallinen on muutoksen paisuminen kokouksessa. Kokous voi hioa kutsussa mainittua ehdotusta, mutta kokonaan uudet, kutsussa mainitsemattomat muutokset kuuluvat seuraavaan kutsuun.

Ajoitusvirhe on kolmas toistuva ongelma. Sääntöjen muutos tulee voimaan vasta, kun se merkitään rekisteriin, joten uuden pykälän varaan ei rakenneta vaalia, jäsenmaksupäätöstä tai hallituksen kokoonpanoa ennen rekisterimerkintää. Poikkeus on ennakkotarkastettu muutos, jota yhdistys voi yhdistyslain 55 §:n mukaan päättää noudattaa sisäisessä toiminnassaan jo ennen rekisteröintiä, jos muutos hyväksyttiin muuttamattomana ja ennakkotarkastuspäätöksen kahden vuoden voimassaoloaika on kesken. Käsittely vie oman aikansa, ja kokouskalenteri suunnitellaan sen mukaan.

Rekisteröinnin unohtaminen on hitaampi vahinko. Yhdistys elää vuosia sääntöjen kanssa, jotka eivät ole voimassa, ja asia voi paljastua vasta, kun pankki, avustuksenantaja tai tilintarkastaja pyytää ajantasaiset säännöt. Sama koskee sääntötekstin lainmukaisuutta. Jos säännöissä on lainvastaisia määräyksiä, PRH pyytää yhdistystä korjaamaan ne, ja rekisteröinti viivästyy. Maksullinen ennakkotarkastus pienentää tätä riskiä ja puolittaa muutosilmoituksen käsittelymaksun, joten sitä kannattaa harkita silloin, kun sääntöjä kirjoitetaan kokonaan uusiksi.

Tämä on yleiskuvaus, ja omat säännöt sekä PRH:n ohjeet ratkaisevat yksityiskohdat. Tulkintatilanteissa kysy neuvoa liittotasolta tai juristilta.

Sääntömuutoksen jälkeen

Vie uudet säännöt heti sinne, missä vanhoja käytetään. Jäsenrekisterin ohjeet, verkkosivujen sääntösivu sekä pankille ja avustuksenantajille toimitetut asiakirjat ovat paikkoja, joihin vanha versio jää helposti lojumaan. Jos muutos koski jäsenmaksua, toimikautta tai hallituksen kokoonpanoa, seuraava vuosikokous suunnitellaan jo uusien sääntöjen mukaan.