Jäsenmaksun laskutus yhdistyksessä

Mitä säännöissä ja kokouksessa päätetään

Yhdistyslain mukaan jäseniltä perittävistä maksuista on määrättävä säännöissä. Tyypillisesti säännöissä todetaan, mitä maksuja peritään, esimerkiksi liittymismaksu ja vuotuinen jäsenmaksu, ja maksujen suuruudesta päättää varsinainen kokous.

Eri jäsenryhmille voi olla eri suuruiset maksut, esimerkiksi varsinaisille jäsenille, opiskelijoille ja kannatusjäsenille, kun säännöt sen mahdollistavat. Kirjaa kokouksen päätös pöytäkirjaan euromäärinä, jotta laskuttaja voi tarkistaa oikeat summat.

Sopikaa myös, miten toimitaan kesken vuoden liittyvien kanssa: peritäänkö koko vuoden maksu vai alennettu maksu. Kun käytäntö on kirjattu, seuraava laskuttaja voi soveltaa sitä sellaisenaan.

Laskutuksen vuosikierto

Tyypillinen kierto etenee näin: kokous päättää maksujen suuruudesta, jäsenrekisteri tarkistetaan, laskut lähetetään, maksut kohdistetaan ja maksamattomille lähetetään muistutus. Monessa yhdistyksessä laskut lähtevät alkuvuodesta, kun kauden jäsenmaksu on vahvistettu.

Sopikaa hallituksessa, kuka lähettää laskut ja kuka seuraa maksuja. Kun sama henkilö näkee sekä jäsenlistan että pankkitilin tapahtumat, hän huomaa kerralla, jos maksu puuttuu, on väärän suuruinen tai on kohdistettu väärälle jäsenelle.

Mitä jäsenmaksulaskussa kannattaa olla

Selkeässä laskussa on yhdistyksen nimi, jäsenen nimi, maksun peruste (esimerkiksi ”Esimerkki ry, jäsenmaksu 2027”), summa, eräpäivä, tilinumero IBAN-muodossa ja viitenumero. Viitenumeron perusteella maksu kohdistetaan oikeaan jäseneen, ja maksajaa ei tarvitse tunnistaa viestikentän perusteella.

Lähetä laskut sähköpostitse niille, joiden osoite on rekisterissä, ja paperilaskuna niille, jotka sitä tarvitsevat.

Jäsenmaksutuotot kirjataan yhdistyksen kirjanpitoon kuten muutkin tulot. Säilytä lähetetyt laskut ja tiliotteet, koska ne toimivat kirjanpidon tositteina.

Kun jäsenmaksu jää maksamatta

Lähetä ensin ystävällinen muistutus, sillä syy voi olla pelkkä unohdus. Tarkista sitten säännöistä, mitä maksamattomuudesta seuraa. Monien yhdistysten säännöissä on määräys, jonka mukaan hallitus voi katsoa jäsenen eronneeksi, jos jäsenmaksu on jäänyt maksamatta. Käytä sitä vasta muistutusten jälkeen ja kirjaa päätös hallituksen pöytäkirjaan.

Associatifyssa jäsenmaksut luodaan ja lähetetään kerralla koko jäsenlistalle tai valitulle ryhmälle, avoimet ja erääntyneet maksut näkyvät yhdessä näkymässä, ja laskut ja maksut voi viedä CSV-tiedostona kirjanpitoon.

Jäsenmaksujen laskutuksen pulmat

Mitä sujuva laskutus vaatii

• Ajantasainen jäsenrekisteri.
• Jäsenmaksujen luonti ja lähetys kerralla.
• Maksujen tilan seuranta.
• Kohdennetut maksumuistutukset.
• Vienti kirjanpitoon (CSV).

Kenelle tämä opas on

Yhdistyksille, jotka laskuttavat jäsenmaksuja ja haluavat vähentää käsityötä sekä pitää maksut ajan tasalla.

Usein kysytyt kysymykset