Ilmainen jäsenrekisteri yhdistykselle
Associatifyssa yhdistyksen jäsenrekisteri on ilmainen 100 jäseneen asti, ilman aikarajaa tai luottokorttia. Tällä sivulla kerromme, mitä ilmainen taso sisältää ja mihin se riittää.
Mitä ilmaiselta jäsenrekisteriltä kannattaa vaatia
Hinta on vain yksi valintaperuste. Tarkista ainakin, voiko jäsentiedot viedä ulos tavallisena tiedostona, missä tiedot säilytetään, kenellä on pääsy rekisteriin ja mitä tapahtuu, kun jäsenmäärä kasvaa tai mahdollinen kokeilujakso päättyy.
Pienelle yhdistykselle on tärkeää myös, että rekisteriä voi käyttää ilman koulutusta. Kun hallitus vaihtuu, uuden jäsensihteerin pitää päästä alkuun nopeasti.
Näin otat jäsenrekisterin käyttöön
1) Päätä, mitä jäsentyyppejä yhdistyksellä on, esimerkiksi varsinainen jäsen ja kannatusjäsen. 2) Määritä tarvittavat kentät ja jätä tarpeettomat pois. 3) Siivoa nykyinen jäsenlista ja tuo se CSV-tiedostona. 4) Tarkista tuonnin jälkeen muutaman jäsenen tiedot pistokokein. 5) Kerro jäsenille rekisterin käyttöönotosta ja päivitä tietosuojaseloste.
Kun rekisteri on käytössä, sopikaa yksi vastuuhenkilö, joka kirjaa liittymiset ja erot. Näin lista pysyy ajan tasalla myös silloin, kun hallitus vaihtuu.
Taulukko vai jäsenrekisteri?
Taulukko toimii, kun jäseniä on vähän ja listaa ylläpitää yksi ihminen. Hankaluudet alkavat, kun listasta on useita versioita, jäsenmaksujen tila pidetään eri tiedostossa tai sähköpostilistat kootaan käsin. Silloin on vaikea tietää, mikä tieto on oikea.
Jäsenrekisteri kokoaa jäsentiedot, jäsenmaksut ja viestinnän yhteen paikkaan. Siirtymisen voi tehdä vaiheittain: ensin jäsenlista, sitten laskutus ja viestintä.
Tietosuoja koskee myös ilmaista työkalua
Yhdistyslain mukaan hallituksen on pidettävä luetteloa jäsenistä, ja luettelossa on henkilötietoja. Tietosuoja-asetuksen velvoitteet ovat samat riippumatta siitä, maksaako työkalu mitään. Rajaa pääsy niille, jotka tietoja tarvitsevat, ja kerro jäsenille tietosuojaselosteessa, miten tietoja käsitellään.
Associatifyn ilmainen taso kattaa 100 jäsentä. Tiedot säilytetään EU:ssa, ja jäsenlistan saa vietyä ulos CSV-tiedostona ilman maksua.
Miksi ilmainen taso
Maksulliset työkalut tuntuvat kalliilta pienelle yhdistykselle.
Ilmainen taso kattaa jäsenrekisterin perusasiat ilman kustannuksia.
Ilmaisissa työkaluissa on usein piilokuluja.
Ei kappalemaksuja viesteistä eikä käyttöönottomaksua.
Aikarajat pakottavat maksamaan.
Ilmainen taso on käytössä ilman aikarajaa.
Mitä ilmainen taso sisältää
- Jäsenrekisteri 100 jäseneen asti.
- Mukautettavat jäsentyypit ja kentät.
- Jäsenten tuonti ja vienti (CSV) ilman maksua.
- EU-isännöinti ja GDPR.
- Ei aikarajaa, ei luottokorttia.
Kenelle ilmainen taso sopii
Pienille ja keskisuurille yhdistyksille, jotka haluavat aloittaa jäsenrekisterin ilmaiseksi ja siirtyä maksulliseen vasta kun tarve kasvaa.
Usein kysytyt kysymykset
Onko jäsenrekisteri oikeasti ilmainen?
Kyllä. Ilmainen taso kattaa 100 jäsentä ilman aikarajaa tai luottokorttia, eikä tietojen siirrosta veloiteta.
Mitä tapahtuu, kun jäseniä on enemmän?
Voit jatkaa maksullisella tasolla kiinteällä kuukausihinnalla, ilman jäsenkohtaisia kappalemaksuja.
Onko piilokuluja?
Ei kappalemaksuja viesteistä eikä käyttöönottomaksua. Katso hinnoittelu.
Voiko tiedot tuoda toisesta järjestelmästä?
Kyllä, CSV-tiedostona ilman siirtomaksua.
Tarvitseeko ilmainen jäsenrekisteri tietosuojaselosteen?
Kyllä. Jäsenille on kerrottava tietojen käsittelystä työkalun hinnasta riippumatta. Tietosuojaseloste-generaattorilla saat pohjan ilmaiseksi.
Kuka yhdistyksessä saa nähdä jäsenrekisterin?
Ne, jotka tarvitsevat tietoja tehtävässään, tyypillisesti jäsensihteeri, rahastonhoitaja ja puheenjohtaja. Rajaa pääsy tarpeen mukaan ja poista oikeudet, kun tehtävä päättyy.