Yhdistyksen tilinpäätöksen julkisuus

Tilinpäätös esitellään jäsenille yhdistyksen kokouksessa, jossa he päättävät sen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä. Kokous on se hetki, jona jäsenillä on oikeus nähdä luvut, esittää kysymyksiä ja äänestää. Sen ulkopuolella tavallisen yhdistyksen tilinpäätöstä ei tarvitse julkaista mihinkään rekisteriin.

Kysymys siitä, onko yhdistyksen tilinpäätös julkinen, ratkeaa kirjanpitolaista. Osakeyhtiön tilinpäätös ilmoitetaan aina rekisteröitäväksi Patentti- ja rekisterihallitukselle, mutta tavallisella rekisteröidyllä yhdistyksellä tällaista velvollisuutta ei ole. PRH:n yhdistysrekisterissä näkyvät esimerkiksi säännöt, kotipaikka ja nimenkirjoittajat, mutta talousluvut eivät ole siellä. Ero hämmentää silloin, kun joku yhdistyksen ulkopuolelta pyytää tilinpäätöstä ja olettaa sen löytyvän viranomaisen rekisteristä.

Jäsenet näkevät tilinpäätöksen kokouksessa

Yhdistyslain 23 § luettelee asiat, joista yhdistyksen kokous päättää. Tilinpäätöksen vahvistaminen ja vastuuvapauden myöntäminen ovat siinä luettelossa. Jotta kokous voi päättää niistä, jäsenten on saatava tutustua tilinpäätökseen ennen äänestystä.

Säännöissä määrätään, milloin vuosikokous pidetään ja milloin tilinpäätös vahvistetaan. Tilinpäätös ja toiminnantarkastuskertomus ovat kokouksessa esillä, ja puheenjohtaja esittelee ne ennen päätöstä. Jäsen, joka ei pääse kokoukseen, jää ilman tätä tilaisuutta, ellei yhdistys jaa aineistoa etukäteen. Yhdistyslaki ei edellytä etukäteisjakelua, mutta yhdistys voi kirjata sen sääntöihinsä tai vakiintuneeseen käytäntöönsä.

Vastuuvapaudesta äänestäminen edellyttää, että äänestäjä tietää, mistä hän vapauttaa hallituksen. Pöytäkirjaan merkitään, että tilinpäätös esiteltiin ja vahvistettiin, ja merkintään nojataan myöhemmin, jos päätöstä moititaan.

Toiminnantarkastuskertomus osoitetaan kokoukselle

Yhdistyslain 38 a §:n mukaan toiminnantarkastajan on annettava kirjallinen toiminnantarkastuskertomus tilinpäätöksestä päättävälle yhdistyksen tai valtuutettujen kokoukselle. Vastaanottaja on siis kokous, ja kokous päättää, mitä kertomuksella tekee.

Toiminnantarkastaja tarkastaa yhdistyksen talouden ja hallinnon toiminnan edellyttämässä laajuudessa. Jos tarkastuksessa ilmenee, että yhdistykselle on aiheutunut vahinkoa tai lakia tai sääntöjä on rikottu, siitä on mainittava kertomuksessa. Kertomus arkistoidaan pöytäkirjan liitteeksi.

Yhdistys, joka ylittää tilintarkastuslain rajat tai on kirjannut tilintarkastajan sääntöihinsä, saa tilintarkastuskertomuksen toiminnantarkastuskertomuksen sijaan. Kertomus annetaan silloinkin kokouksen käyttöön, ja kokous päättää tilinpäätöksen vahvistamisesta sen perusteella.

PRH:lle tilinpäätöksen toimittaa vain suuri yhdistys

Kirjanpitolain 3 luvun 9 § luettelee kirjanpitovelvolliset, joiden on aina ilmoitettava tilinpäätös rekisteröitäväksi Patentti- ja rekisterihallitukselle. Luettelossa ovat osakeyhtiö, osuuskunta, tietyt henkilöyhtiöt, keskinäinen vakuutusyhtiö ja vakuutusyhdistys. Tavallinen aatteellinen yhdistys ei ole luettelossa.

Saman pykälän 2 momentti ulottaa velvollisuuden muuhunkin kirjanpitovelvolliseen, joka on pienyritystä suurempi. Kirjanpitolain mukaan pienyritys on kirjanpitovelvollinen, jolla sekä päättyneellä että sitä edeltäneellä tilikaudella ylittyy enintään yksi kolmesta raja-arvosta: taseen loppusumma 7 500 000 euroa, liikevaihto 15 000 000 euroa ja palveluksessa keskimäärin 50 henkilöä. Rajat ylittävän yhdistyksen on ilmoitettava tilinpäätös rekisteröitäväksi kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Tämä koskee vain suurimpia järjestöjä.

Verohallinnon kappale on verotusasiakirja

Yhdistys antaa veroilmoituksen lomakkeella 6C. Verohallinnon ilmoittamisohjeen mukaan yhdistyksen on liitettävä ilmoitukseen tilikohtaisesti eritelty tuloslaskelma, tase ja toimintakertomus tai muu selvitys toiminnasta. Jos Verohallinto on lähettänyt yhdistykselle kehotuksen, veroilmoitus on aina annettava.

Veroilmoituksen liitteenä toimitettu tilinpäätös ei tule julkiseksi. Se on verotusasiakirja, ja sen käsittelyä koskee verotustietojen julkisuudesta ja salassapidosta annettu laki. Verotustiedoista julkisiksi tulevat vain laissa erikseen luetellut tiedot.

Avustuksenantaja ja pankki perustavat pyynnön sopimukseen

Kun yhdistys hakee avustusta kunnalta, ministeriöltä tai säätiöltä, avustuksenantaja voi edellyttää tilinpäätöksen toimittamista hakemuksen liitteenä tai avustuksen käytöstä raportoitaessa. Velvoite perustuu avustuksen ehtoihin. Avustuksenantaja päättää, mitä asiakirjoja se vaatii, ja yhdistys päättää, hakeeko se avustusta noilla ehdoilla.

Sama koskee pankkia, joka avaa yhdistykselle tilin tai myöntää lainaa. Pankki voi pyytää tilinpäätöstä arvioidakseen yhdistyksen taloudellista tilannetta, ja velvoite syntyy sopimuksesta. Kummassakaan tapauksessa tilinpäätös ei muutu julkiseksi, sillä yhdistys luovuttaa sen nimetylle taholle tiettyä tarkoitusta varten.

Kuka saa tilinpäätöksen ja millä perusteella

Yhdistyslain 35 § velvoittaa hallituksen huolehtimaan siitä, että kirjanpito on lainmukainen ja varainhoito luotettavalla tavalla järjestetty. Velvoite on sama riippumatta siitä, moniko tilinpäätöksen näkee. Pyyntöihin vastataan pyytäjän mukaan:

• Jäsen: näkee tilinpäätöksen kokouksessa, ja etukäteen silloin, kun säännöt tai yhdistyksen käytäntö niin määräävät.
• Verohallinto: saa tuloslaskelman ja taseen veroilmoituksen liitteenä.
• Avustuksenantaja tai pankki: saa tilinpäätöksen, jos avustusehdot tai sopimus sitä edellyttävät, ja vain siihen tarkoitukseen.
• PRH: saa tilinpäätöksen vain, jos yhdistys on pienyritystä suurempi.
• Muut: eivät saa oikeutta tilinpäätökseen. Hallitus voi silti päättää julkaista tilinpäätöksen ja toimintakertomuksen verkkosivuilla, sillä kirjanpitolain 3 luvun 10 § sallii kirjanpitovelvollisen julkistaa tilinpäätöksensä itse. Päätös kirjataan pöytäkirjaan.

Jäsenrekisteri ja tilinpäätös ovat eri asiakirjoja

Rahastonhoitajalta kysytään joskus samassa viestissä sekä taloustietoja että jäsenten yhteystietoja. Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot. Jäsenrekisteri sisältää jäsenten nimet ja mahdollisesti yhteystiedot, ja se on henkilörekisteri, jota koskee tietosuoja-asetus.

Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan jäsentietoja ei saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle suoramarkkinointiin ilman jäsenen lupaa. Tilinpäätös on talousasiakirja, ja tietosuojasäännöt rajoittavat sen näyttämistä vain siltä osin kuin siinä on henkilötietoja, esimerkiksi yksittäiselle henkilölle maksettu palkkio.