Yhdistyksen jäsenluettelon julkisuus ja luovutus

Hallitukselta pyydetään koko jäsenlistaa. Pyytäjä voi olla toinen jäsen, kattojärjestö, viranomainen tai kokonaan ulkopuolinen taho, ja vastaus riippuu siitä, kuka pyytää ja mitä tietoja. Julkinen asiakirja jäsenluettelo ei ole.

Yhdistyslain (503/1989) 11 §:n toinen momentti jakaa jäsenluettelon tietojen saatavuuden kahteen kerrokseen: jäsenen nimi ja kotipaikka ovat toisen jäsenen nähtävissä pyydettäessä, mutta muu luetteloon merkitty tieto edellyttää osoitettua etua, ja luovuttaminen yhdistyksen ulkopuolelle noudattaa EU:n yleistä tietosuoja-asetusta ja tietosuojalakia. Lain sanamuoto on tarkka, ja se ratkaisee jokaisen pyynnön.

Lakisääteinen vähimmäissisältö on nimi ja kotipaikka

Yhdistyslain 11 §:n 1 momentti asettaa velvoitteen yksiselitteisesti: yhdistyksen jäsenistä on pidettävä luetteloa, ja luetteloon on merkittävä kunkin jäsenen täydellinen nimi ja kotipaikka. Nämä kaksi ovat lakisääteiset vähimmäistiedot, jotka jäsenrekisterin on aina sisällettävä. Velvoite koskee jokaista rekisteröityä yhdistystä koosta riippumatta, ja se on hallituksen vastuulla.

Käytännössä luettelossa on lisäksi yhteystietoja, sähköpostiosoite, jäsenyyden alkamispäivä ja jäsenmaksun tila. Näiden keräämiselle on kuitenkin oltava erillinen oikeusperuste. Nimen ja kotipaikan kirjaaminen perustuu suoraan yhdistyslain velvoitteeseen. Muun tiedon, kuten osoitteen tai syntymävuoden, käsittelylle tarvitaan oma tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukainen peruste, esimerkiksi jäsenyyssuhde tai jäsenen suostumus.

Jäsen näkee nimen ja kotipaikan pyytämällä

Saman pykälän 2 momentti toteaa, että yhdistyksen jäsenelle on pyydettäessä varattava tilaisuus tutustua 1 momentissa mainittuihin tietoihin. Tämä on jäsenen ehdoton oikeus, jota yhdistys tai yksittäinen jäsen ei voi estää. Oikeus koskee oman yhdistyksen luetteloa, sillä laki puhuu yhdistyksen jäsenestä. Samaan kattojärjestöön kuuluminen ei anna oikeutta toisen jäsenyhdistyksen tietoihin.

Hallitus ei voi asettaa ehtoja nimien ja kotipaikkojen näyttämiselle. Se voi päättää, missä muodossa ja missä tilaisuudessa tiedot ovat nähtävissä, mutta kieltäytyä kokonaan se ei voi. Jos jäsen pyytää tutustumista, hallituksen on järjestettävä se kohtuullisessa ajassa.

Osoitettu etu avaa muut tiedot

Kun jäsen haluaa nähdä luetteloon merkittyjä tietoja nimen ja kotipaikan lisäksi, 11 §:n 2 momentin toinen virke asettaa lisäehdon: jäsenen on osoitettava, että hänen etunsa yhdistyksen jäsenenä sitä vaatii. Pelkkä uteliaisuus ei riitä. Käytännössä tämä tarkoittaa tilannetta, jossa jäsen tarvitsee yhteystietoja esimerkiksi jäsenaloitteen kokoamiseksi vuosikokousta varten tai jäsenten kutsumiseksi ylimääräiseen kokoukseen. Hallitus arvioi tapauskohtaisesti, täyttyykö osoitetun edun kynnys, ja kirjaa ratkaisun pöytäkirjaan. Arvion pitää perustua siihen, liittyykö pyyntö jäsenen oikeuksien käyttämiseen yhdistyksessä.

Ulkopuoliselle luovuttaminen noudattaa tietosuoja-asetusta

Yhdistyksen ulkopuolisille tahoille luettelotietoja luovutettaessa sovelletaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (2016/679) ja tietosuojalakia (1050/2018). Yhdistyslain 11 § viittaa niihin suoraan. Luovuttaminen kolmannelle edellyttää joko jäsenen nimenomaista suostumusta tai muuta tietosuoja-asetuksen 6 artiklan mukaista perustetta.

Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan jäsentietoja ei saa luovuttaa kolmannelle osapuolelle suoramarkkinointitarkoituksiin ilman jäsenen lupaa. Kattojärjestökään ei saa jäsenyhdistyksen jäsentietoja ilman erityisperustetta. Viranomainen voi saada tietoja, jos siihen on laissa säädetty oikeus, ja luovutus rajautuu siihen, mitä säännös kattaa. Hallitus antaa ainoastaan pyydetyt tiedot ja kirjaa luovutuksen perusteineen.

Rekisterinpitäjän vastuu on hallituksella

Yhdistyslain 11 §:n 3 momentti nimeää luettelon sisältämien henkilötietojen rekisterinpitäjäksi yhdistyksen itsensä. Rekisterinpitäjälle kuuluvista tehtävistä vastaa rekisteröidyn yhdistyksen hallitus. Rekisteröimättömässä yhdistyksessä vastuu on hallituksen puheenjohtajalla tai muulla yhdistyksen asioita hoitavalla. Hallitus ei voi siirtää tietosuojavelvoitetta yksittäisen toimihenkilön henkilökohtaiseksi vastuuksi. Se päättää, kenelle pääsy luetteloon annetaan ja millä perusteella, ja se vastaa siitä, että pääsy on rajattu ja tietojen suojaus asianmukainen.

Jäsenille jakaminen vaatii yhteensopivan tarkoituksen

Hallitus voi jakaa jäsenluettelon tietoja jäsenistölle laajemmin kuin 11 §:n 2 momentti edellyttää, mutta jakaminen vaatii arvion siitä, onko tarkoitus yhteensopiva jäsentietojen alkuperäisen käyttötarkoituksen kanssa. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan jäsentä on informoitava jo liittyessä henkilötietojen käsittelystä ja mahdollisista luovutuksista, joten jakamisesta jäsenten kesken on kerrottava etukäteen. Yhdistyksen säännöt ja tietosuojaseloste nimeävät, mihin tarkoituksiin jäsentietoja käsitellään ja jaetaanko niitä jäsenten kesken. Lakisääteistä vähimmäistietoa laajempi luettelo laajentaa rekisteriä koskevia tietosuojavelvoitteita, ja selosteen on nimettävä nämä lisätiedot.

Neljä kysymystä ennen luovutusta

Kun pyyntö saapuu, hallitus käy läpi neljä kohtaa ja kirjaa vastaukset pöytäkirjaan:

1. Kuka pyytää: saman yhdistyksen jäsen vai ulkopuolinen? Jäsenellä on oikeus nimiin ja kotipaikkoihin, ulkopuolisella ei ole oikeutta mihinkään ilman perustetta.
2. Mitä pyydetään: vain nimi ja kotipaikka vai myös yhteystietoja? Jälkimmäinen vaatii jäseneltä osoitetun edun.
3. Millä perusteella luovutetaan: yhdistyslain 11 §, osoitettu etu, jäsenen suostumus vai viranomaisen lakisääteinen tiedonsaantioikeus? Peruste nimetään, ja jos sitä ei löydy, luovutusta ei tehdä.
4. Miten luovutus rajataan: vain pyydetyt tiedot, vain nimetylle vastaanottajalle, vain ilmoitettuun tarkoitukseen.

Pääsy luetteloon rajataan tehtävien mukaan

Luettelon säilytys edellyttää asianmukaista suojausta riippumatta siitä, onko kyseessä sähköinen tiedosto vai paperinen kansio. Sähköisessä järjestelmässä pääsy rajataan käyttöoikeuksin, ja paperinen luettelo säilytetään lukitussa kaapissa. Tietosuojavaltuutetun toimiston mukaan pääsy jäsenrekisteriin tulee olla vain niillä yhdistyksen toimihenkilöillä, joiden tehtävien hoidon kannalta se on tarpeen, joten esimerkiksi rahastonhoitaja ja jäsensihteeri saavat käyttöoikeuden ja muu hallitus näkee tiedot vain tarvittaessa.