Yhdistyksen vuosikokous myöhässä sääntöjen määräajasta

Säännöissä lukee päivä, ja se on mennyt. Yhdistyslain 20 §:n 1 momentti sanoo asian yhdellä virkkeellä: yhdistyksen kokous on pidettävä säännöissä määrättynä aikana. Laki ei kuitenkaan anna vuosikokoukselle kalenteripäivää. Se päivä tai ajanjakso tulee kokonaan yhdistyksen omista säännöistä, ja myöhästymisen mittarina on yksinomaan se, mitä säännöissä lukee. Vuosikokous on myöhässä silloin, kun sääntöjen asettama määräaika on ylitetty. Se ei tarkoita, että kokous olisi menetetty.

Myöhästynyt kokous on silti pätevä kokous

Yhdistyslaki ei mitätöi kokousta pelkästään sillä perusteella, että se pidettiin sääntöjen määräajan jälkeen. Kokous on kutsuttava koolle, se on pidettävä, ja sen päätökset ovat lähtökohtaisesti päteviä, vaikka kalenteri näyttäisi väärää kuukautta. Tärkeintä on, että kokous kutsutaan koolle sääntöjen määräämällä tavalla ja että kutsussa mainitaan ne asiat, joista kokous päättää. Päätöstä 23 §:ssä mainituissa asioissa ei kokouksessa saa tehdä, ellei asiaa ole mainittu kokouskutsussa. Myöhästyneessäkin kokouksessa kutsun sisältö ja kutsutapa ratkaisevat päätösten pätevyyden.

Jäsenellä on oikeus vaatia kokousta

Jos vuosikokousta ei ole kutsuttu koolle, yhdistyslain 20 § antaa jokaiselle jäsenelle oikeuden vaatia kokouksen pitämistä. Vaatimus ei edellytä tiettyä jäsenmäärää. Yksikin jäsen riittää. Oikeus syntyy sillä hetkellä, kun sääntöjen määräaika on ylitetty ja hallitus ei ole kutsunut kokousta koolle.

Vaatimus on esitettävä kirjallisesti yhdistyksen hallitukselle. Laki ei määrää kirjallisen vaatimuksen muotoa tarkemmin. Päivätty vaatimus todentaa jälkikäteen, että oikeutta on käytetty ja milloin, ja sama jälki jää sähköpostista, jonka vastaanotto voidaan osoittaa.

Rinnalla on 20 §:n 2 momentin mukainen ylimääräinen kokous, joka on pidettävä, kun vähintään kymmenesosa äänioikeutetuista jäsenistä sitä ilmoittamansa asian käsittelyä varten vaatii. Vuosikokouksen viivästyessä yksittäisen jäsenen vaatimus on suorempi keino, koska se ei edellytä vähemmistön kokoamista.

Hallituksen on toimittava viipymättä

Kun hallitus saa kirjallisen vaatimuksen, sen on viipymättä kutsuttava kokous koolle. Lain sana on "viipymättä", ja se tarkoittaa käytännössä sitä, että hallituksella ei ole harkintavaltaa siitä, pidetäänkö kokous. Ainoastaan kokouksen ajankohta ja käytännön järjestelyt jäävät hallituksen päätettäviksi, ja nekin on hoidettava niin pian kuin sääntöjen kutsuaika sallii.

Hallituksen velvollisuus hoitaa yhdistyksen asioita huolellisesti kattaa myös kokouksen koolle kutsumisen oikeaan aikaan. Viivyttely vuosikokouksen kanssa voi johtaa siihen, että toimintakertomuksen ja tilinpäätöksen vahvistaminen lykkääntyy, vastuuvapaudesta ei päätetä ja seuraavan kauden toimintasuunnitelma jää hyväksymättä.

Lupa- ja valvontavirasto puuttuu asiaan viimeisenä

Jos hallitus ei vaatimuksesta huolimatta kutsu kokousta koolle, jäsen voi hakea apua Lupa- ja valvontavirastolta. Virasto voi yhdistyslain 20 §:n 3 momentin nojalla joko oikeuttaa hakijan kutsumaan kokouksen koolle yhdistyksen kustannuksella tai velvoittaa hallituksen siihen sakon uhalla. Tämä on viimeinen keino, ja se edellyttää, että kirjallinen vaatimus hallitukselle on jo tehty tai sitä ei ole voitu esittää.

Reitti Lupa- ja valvontavirastoon kulkee hakemuksen kautta. Hakemuksesta on käytävä ilmi, mikä yhdistys on kyseessä, milloin vaatimus hallitukselle esitettiin ja miksi kokousta ei ole kutsuttu koolle. Liitä vaatimuksen kopio hakemukseen.

Tilinpäätös ei odota vuosikokousta

Tilinpäätöksen laatimisen aikataulu ei riipu vuosikokouksesta. Kirjanpitolain 3 luvun 6 §:n mukaan tilinpäätös on laadittava neljän kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Kalenterivuotta noudattavan yhdistyksen tilinpäätöksen on siis oltava valmis huhtikuun loppuun mennessä, riippumatta siitä, milloin vuosikokous pidetään. Vuosikokous vahvistaa tilinpäätöksen, mutta hallituksen on laadittava ja allekirjoitettava se itsenäisesti ennen kokousta.

Sama koskee toimintakertomusta, jos yhdistyksen säännöt edellyttävät sen laatimista. Hallitus valmistelee sen, kokous käsittelee sen. Viive vuosikokouksessa ei vapauta hallitusta näiden asiakirjojen laatimisesta.

Vuosikokouksen asialistan lykkääntyminen koskee koko seuraavaa kautta

Vuosikokouksen asialistalla ovat sääntöjen mukaan esimerkiksi tilinpäätöksen vahvistaminen, vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle, seuraavan kauden toimintasuunnitelman ja talousarvion hyväksyminen sekä luottamushenkilöiden valinta. Näiden päätösten lykkääntyminen tarkoittaa, että hallitus toimii ilman tuoretta valtuutusta ja seuraava kausi alkaa ilman hyväksyttyä suunnitelmaa.

Viive koskee myös hallituksen jäseniä itseään, koska kokous ei ole vielä ottanut kantaa edellisen kauden hallintoon ja vastuuvapauteen. Jos hallituksen kokoonpano on samalla vaihtumassa, uudet jäsenet aloittavat tehtävänsä vasta kokouksen valinnan jälkeen.

Päätösten moittiminen myöhässä pidetyssä kokouksessa

Myöhästyminen itsessään ei tee päätöksistä moitteenvaraisia. Yhdistyslain 32 § antaa jäsenelle oikeuden moittia päätöstä, jos se ei ole syntynyt asianmukaisessa järjestyksessä ja virhe on voinut vaikuttaa päätöksen sisältöön tai jäsenen oikeuteen. Pelkkä vuosikokouksen ajankohdan myöhästyminen ei sellaisenaan täytä tätä kynnystä, jos kokous on muutoin kutsuttu ja pidetty oikein.

Moitekanteen määräaika on kolme kuukautta päätöksen tekemisestä. Jos kanne nostetaan määräajan jälkeen, päätöstä on pidettävä pätevänä. Kutsussa oleva virhe, kuten puuttuva asiakohta tai liian lyhyt kutsuaika, on sen sijaan todellinen moiteperuste. Tarkista yhdistyksen säännöistä kutsuaika ja kutsutapa ennen kutsun lähettämistä.

Esimerkkiyhdistyksen säännöt määräävät vuosikokouksen pidettäväksi huhtikuun loppuun mennessä ja kutsuajaksi 14 vuorokautta. Hallitus ei ole kutsunut kokousta koolle, ja jäsen jättää kirjallisen vaatimuksen 5. toukokuuta. Jos hallitus lähettää kutsun 8. toukokuuta, kokous voidaan pitää 22. toukokuuta, ja sen päätösten moiteaika päättyy 22. elokuuta.