Mikä on apurahajärjestelmä?
Apurahajärjestelmä kokoaa säätiön apurahaprosessin yhteen: hakemukset, arvioinnin, päätökset ja maksatusten seurannan. Tämä opas kertoo, mitä järjestelmä tekee ja milloin siitä on hyötyä.
Mitä apurahajärjestelmä tekee käytännössä
Apurahajärjestelmä seuraa jokaista hakemusta koko sen elinkaaren ajan. Säätiö avaa haun järjestelmässä, hakija täyttää lomakkeen hakuportaalissa ja hakemus siirtyy käsittelyyn. Kenenkään ei tarvitse kopioida tietoja sähköpostista taulukkoon.
Käsittelyn aikana järjestelmä pitää kirjaa siitä, kuka hakemuksen on arvioinut, mitä pisteitä se sai ja missä vaiheessa se on. Kun päätös on tehty, samaa hakemusta käytetään hakijalle lähtevään ilmoitukseen, apurahan ehtoihin ja maksatuseriin.
Hallituksen kokousta varten ei tarvitse koota yhteenvetoa useasta tiedostosta. Hakemukset, arviot ja ehdotetut summat ovat valmiiksi samassa näkymässä.
Kuka järjestelmää käyttää
Hakija käyttää hakuportaalia. Hän täyttää hakemuksen, liittää tarvittavat tiedostot ja näkee myöhemmin hakemuksensa tilan. Jos säätiö pyytää täydennystä, hakija korjaa hakemusta samassa portaalissa.
Säätiön asiamies tai hakukoordinaattori avaa haut, jakaa hakemukset arvioijille ja seuraa aikataulua. Arvioijat lukevat ja pisteyttävät heille osoitetut hakemukset. Hallitus tai muu päättävä elin tekee päätökset arvioiden pohjalta.
Kun roolit on erotettu, jokainen näkee vain sen, mitä tehtävässään tarvitsee. Tämä on tärkeää myös tietosuojan kannalta, koska hakemuksissa on usein henkilötietoja ja tietoja hakijan taloudesta.
Mitä järjestelmä ei tee puolestasi
Järjestelmä ei päätä, mitä säätiö tukee. Jakoperusteet, kriteerit ja päätökset ovat säätiön omia. Kirjaa ne ennen kuin lomaketta aletaan rakentaa, koska lomakkeen kysymykset ja arvioijien pisteytys johdetaan niistä.
Myös hakijoiden neuvonta pysyy ihmisten työnä. Hyvä hakuportaali vähentää kysymyksiä, mutta kerro hakuohjeessa silti, keneen voi ottaa yhteyttä ja mihin asti hakuaikana vastataan.
Associatify apurahajärjestelmänä
Associatifyssa jokaiselle apurahaohjelmalle määritetään omat lomakekentät, painotetut arviointikriteerit ja hakuaika. Arvioijat pisteyttävät hakemukset kriteeri kerrallaan, ja tekoälyn tuottama tiivistelmä on heidän apunaan. Myönnetylle apurahalle kirjataan maksatuserät, ja saaja kuittaa apurahan ehdot ennen ensimmäistä maksatusta. Henkilötunnukset tallennetaan salattuina, eivätkä arvioijat näe niitä.
Merkit, että hakuprosessi kannattaa sähköistää
Hakemukset tulevat sähköpostilla ja PDF-lomakkeilla sekaisin.
Hakijaportaali kerää hakemukset yhteen, jokainen samassa muodossa.
Seulonta ja arviointi vievät arvioijilta viikkoja.
AI-seulonta tiivistää hakemukset ja nostaa olennaisen esiin; arviointi tapahtuu yhdessä näkymässä.
Päätöskirjeet kirjoitetaan ja lähetetään hakija kerrallaan.
Myönnöt, hylkäykset ja ilmoitukset lähtevät samasta järjestelmästä.
Myönnettyjen apurahojen ja maksatusten seuranta on Exceleissä.
Maksatuserät, verotiedot ja tila näkyvät hakemuksen rinnalla.
Mitä apurahajärjestelmä sisältää
- Hakijaportaali ja sähköiset hakemuslomakkeet.
- AI-seulonta ja hakemusten tiivistelmät.
- Arvioijien hallinta, pisteytys ja päätökset.
- Myönnettyjen apurahojen ja maksatusten seuranta.
- EU-isännöinti ja GDPR-yhteensopivuus.
Milloin sitä tarvitaan
Apurahajärjestelmästä on eniten hyötyä, kun hakemuksia tulee kymmeniä tai satoja kaudessa, arvioijia on useita tai kun haluat luopua sähköpostilla ja Excelissä pyörivästä prosessista. Pienelle, muutaman hakemuksen jaolle kevyempi lomake voi vielä riittää.
Usein kysytyt kysymykset
Miten apurahajärjestelmä eroaa lomaketyökalusta?
Lomaketyökalu kerää hakemukset, mutta ei hoida arviointia, päätöksiä eikä maksatusten seurantaa. Apurahajärjestelmä kattaa koko prosessin hausta maksatukseen.
Korvaako tekoäly arvioijat?
Ei. Tekoäly tiivistää ja nostaa olennaisen, mutta pisteytyksen ja päätökset tekee aina ihminen.
Voiko nykyiset hakemukset tuoda järjestelmään?
Aloita uudet haut portaalissa. Aiemmin myönnettyjen apurahojen tiedot voidaan tuoda järjestelmään käyttöönoton yhteydessä, jolloin monivuotisten apurahojen jatkovuodet käsitellään samassa paikassa.
Mitä eroa on apurahalla ja avustuksella?
Arkikielessä apurahalla tarkoitetaan yleensä henkilölle myönnettyä tukea esimerkiksi työskentelyyn tai opiskeluun, ja avustuksella yhteisölle myönnettyä tukea toimintaan tai hankkeeseen. Säätiöt käyttävät sanoja hieman eri tavoin, joten oman säätiön sääntöjen ja jakoperusteiden sanamuoto ratkaisee.
Voivatko hakijat olla sekä henkilöitä että yhteisöjä?
Kyllä. Ohjelmakohtaisesti valitaan, haetaanko henkilönä vai yhteisönä. Yhteisön hakemuksessa kysytään organisaation tiedot, kuten Y-tunnus.