Näin valitset apurahajärjestelmän
Apurahajärjestelmiä on lomaketyökaluista kokonaisiin hallintajärjestelmiin. Tämä muistilista auttaa vertaamaan vaihtoehtoja säätiön oman prosessin ehdoilla.
Aloita oman prosessin kuvaamisesta
Ennen kuin vertaat järjestelmiä, kirjaa, miten säätiön haku etenee nyt. Montako hakua vuodessa avataan, montako hakemusta niihin tulee, keitä arvioijat ovat ja kuka tekee päätökset. Kun vaiheet ovat paperilla, näet, mitkä ominaisuudet ovat välttämättömiä ja mitkä vain mukavia.
Merkitse erikseen poikkeukset: monivuotiset apurahat, useassa erässä maksettavat apurahat, yhteisöhakijat ja haut, joihin vain aiemmat saajat voivat hakea. Perustoiminnot löytyvät useimmista järjestelmistä, joten erot näkyvät yleensä juuri poikkeuksissa.
Kysymyksiä toimittajalle
Pyydä näkemään koko polku hakijan lomakkeesta maksatukseen oman säätiösi esimerkillä. Kysy, voiko arviointikriteerejä painottaa, näkeekö arvioija vain hänelle osoitetut hakemukset ja jääkö jokaisesta tilamuutoksesta merkintä siitä, kuka sen teki ja milloin.
Selvitä, miten hakijaa palvellaan. Näkeekö hakija hakemuksensa tilan, ja voiko säätiö pyytää täydennystä ilman sähköpostiketjua? Hakijan kokemus vaikuttaa siihen, kuinka monta kysymystä säätiölle tulee hakuaikana.
Kysy tietosuojasta: missä tiedot sijaitsevat, miten henkilötunnukset suojataan, kuka voi viedä tietoja ulos ja miten hakijan tiedot poistetaan, kun säilytysaika päättyy.
Pyydä vastaukset kirjallisesti. Toimittaja käsittelee hakijoiden henkilötietoja säätiön lukuun, joten käsittelystä tehdään GDPR:n mukainen sopimus ennen käyttöönottoa.
Tietojen siirto ja vienti
Selvitä, miten aiemmat tiedot siirretään ja miten tiedot saa ulos, jos järjestelmä myöhemmin vaihtuu. Kysy, missä muodossa hakemukset, arviot ja maksatukset voi viedä, ja kokeile vientiä ennen sopimusta.
Päätä myös, tarvitaanko vanhoja hakemuksia uudessa järjestelmässä lainkaan. Usein riittää, että edelliset kierrokset arkistoidaan säätiön omien säilytysaikojen mukaan ja uusi järjestelmä otetaan käyttöön seuraavasta hausta alkaen.
Kokonaiskustannus ja käyttöönotto
Vertaa hintoja koko vuoden tasolla. Laske mukaan käyttäjäkohtaiset maksut, hakemuskohtaiset maksut, käyttöönottomaksut ja lisämoduulit. Arvioijia voi olla paljon, joten käyttäjäkohtainen hinnoittelu voi nostaa kustannuksia enemmän kuin ensin näyttää.
Associatifyn säätiöpaketeissa käyttäjien määrää ei ole rajattu, ja hinta on kiinteä kuukausihinta. Käyttöönoton voi aloittaa piilotetulla haulla: sen suora linkki toimii, mutta haku ei näy julkisella hakusivulla. Näin säätiö voi testata lomakkeen ennen haun julkistamista.
Mitä vertailussa kannattaa katsoa
Kattaako se koko prosessin vai vain hakemusten keruun?
Varmista, että hakijaportaali, arviointi, päätökset ja maksatusten seuranta ovat samassa järjestelmässä.
Kuinka paljon seulonta vie arvioijien aikaa?
Katso, saako arvioija jokaisesta hakemuksesta tiivistelmän kriteerien kannalta, ja varmista, että pisteet antaa aina ihminen.
Missä henkilötiedot sijaitsevat?
Suosi EU-isännöintiä ja GDPR-yhteensopivuutta; hakemukset sisältävät arkaluontoista tietoa.
Onko hinnoittelu ennakoitava?
Vältä hakemuskohtaisia maksuja; kiinteä kuukausihinta on ennakoitavampi.
Muistilista
- Hakijaportaali ja mukautettavat hakemuslomakkeet.
- AI-seulonta, arviointi ja pisteytys.
- Arvioijien oikeuksien rajaus.
- Päätökset, hakijaviestintä ja maksatusten seuranta.
- EU-isännöinti, GDPR ja selkeä hinnoittelu.
Kenelle tämä opas on
Säätiöille ja rahastoille, jotka ovat vaihtamassa sähköpostiin ja Exceliin perustuvasta prosessista tai vertaavat ensimmäistä apurahajärjestelmäänsä.
Usein kysytyt kysymykset
Riittääkö pelkkä lomaketyökalu?
Pieneen, muutaman hakemuksen jakoon voi. Kun hakemuksia on kymmeniä ja arvioijia useita, koko prosessin kattava järjestelmä säästää eniten aikaa.
Mitä käyttöönotto vaatii?
Säätiön puolelta tarvitaan valmiit jakoperusteet, kriteerit ja lomakkeen kysymykset. Associatifyssa ne kirjataan ohjelman asetuksiin, minkä jälkeen haun voi avata. Erillistä asennusprojektia ei ole.
Voiko hakulomakkeen räätälöidä?
Kyllä. Kentät, kysymykset ja arviointikriteerit määritetään ohjelmakohtaisesti.
Kannattaako järjestelmää kokeilla oikealla haulla?
Kyllä. Valitse ensimmäiseksi haku, jossa on vähän hakemuksia ja selkeät kriteerit, ja pidä vanha prosessi varalla ensimmäisen kierroksen ajan. Kokemusten perusteella isommat haut on helpompi siirtää.
Keiden säätiössä pitäisi osallistua valintaan?
Ota mukaan haut käytännössä hoitava henkilö, vähintään yksi arvioija ja hallituksen edustaja. Kukin näkee prosessin eri kohdasta, ja kaikkien pitää pystyä käyttämään järjestelmää.