Apurahahakemusten arviointikriteerit
Selkeät arviointikriteerit tekevät apurahapäätöksistä johdonmukaisia ja läpinäkyviä. Tämä opas käy läpi, millaisia kriteerejä säätiöt tyypillisesti käyttävät ja miten ne määritetään.
Pisteytysasteikko ja painotukset
Yleinen tapa on pisteyttää jokainen kriteeri samalla asteikolla, esimerkiksi yhdestä viiteen, ja antaa kriteereille painot, joiden summa on 100 prosenttia. Jos tarkoituksenmukaisuus painaa 40 prosenttia ja kolme muuta kriteeriä 20 prosenttia kukin, säätiön tarkoitukseen parhaiten sopivat hakemukset nousevat kärkeen, vaikka budjetissa olisi puutteita.
Kirjoita jokaiselle pistemäärälle lyhyt kuvaus. Esimerkiksi toteutettavuudessa 1 voi tarkoittaa, että suunnitelma puuttuu, 3 että suunnitelma on uskottava mutta aikataulu tiukka, ja 5 että suunnitelma, aikataulu ja resurssit ovat selvät. Kun arvioijat tietävät, mitä kukin luku tarkoittaa, heidän pisteensä ovat vertailukelpoisempia.
Esteellisyys arvioinnissa
Pyydä arvioijilta ennen arvioinnin alkua ilmoitus, jos heillä on yhteys johonkin hakijaan. Tällainen yhteys voi olla sukulaisuus, työsuhde, yhteinen hanke tai muu läheinen suhde. Kirjaa ilmoitukset ja siirrä kyseiset hakemukset toiselle arvioijalle.
Hyvä käytäntö on, että esteellinen päättäjä ei osallistu hallituksessa hakemuksen käsittelyyn eikä päätökseen, ja tämä merkitään pöytäkirjaan. Kirjaa käytäntö säätiön omaan ohjeeseen, jotta sitä noudatetaan joka kierroksella samalla tavalla.
Kriteerit hakijan näkökulmasta
Kun kriteerit on päätetty, kerro ne hakuohjeessa samoilla sanoilla, joita arvioijat käyttävät. Hakija kirjoittaa parempia hakemuksia, kun hän tietää, mihin arvioinnissa kiinnitetään huomiota.
Hylätylle hakijalle voi kertoa, missä kriteereissä hakemus jäi muista jälkeen. Kriteeritasoinen palaute auttaa hakijaa parantamaan seuraavaa hakemusta.
Useamman arvioijan pisteiden yhdistäminen
Kun hakemuksella on kaksi tai useampi arvioija, laske pisteistä keskiarvo ja katso erikseen hakemukset, joiden arviot eroavat paljon. Suuri ero kertoo usein siitä, että kriteeri on ymmärretty eri tavoin. Käykää tällaiset hakemukset läpi yhdessä ennen päätöstä, ja tarkentakaa kriteerin kuvausta seuraavaa hakua varten.
Associatifyssa ohjelmalle määritetään kriteerit, painot ja enimmäispisteet. Arvioija pisteyttää kriteerit erikseen, ja järjestelmä laskee painotetun kokonaispistemäärän. Arvioija voi lisäksi puoltaa tai olla puoltamatta hakemusta tai nostaa sen keskusteluun. Aiemmat arviot säilyvät, koska jokainen tallennus luo uuden arvion.
Yleisiä arviointikriteerejä
Tarkoituksenmukaisuus
Kuinka hyvin hanke vastaa säätiön tarkoitusta ja jakoperusteita.
Toteutettavuus
Onko suunnitelma realistinen ja onko hakijalla edellytykset toteuttaa se.
Vaikuttavuus
Mitä hanke saa aikaan ja kenelle, ja miten tulos on nähtävissä.
Talousarvio
Onko budjetti perusteltu ja haettu summa kohtuullinen suhteessa tavoitteeseen.
Näin määrität kriteerit
- Johda kriteerit säätiön säännöistä ja jakoperusteista.
- Anna kullekin kriteerille painoarvo.
- Käytä samaa pisteytystä kaikille hakemuksille.
- Dokumentoi perustelut päätöksiin.
- Rajaa arvioijien näkyvyys ja pidä tietosuoja kunnossa.
Kenelle tämä opas on
Säätiöiden arvioijille ja hallituksille, jotka haluavat yhdenmukaistaa apurahojen arvioinnin ja tehdä päätöksistä perusteltuja.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö arviointikriteerien olla julkisia?
Läpinäkyvyys lisää luottamusta. Monet säätiöt julkaisevat jakoperusteet ja pääkriteerit hakuohjeissa, vaikka tarkkaa pisteytystä ei aina avata.
Voiko tekoäly pisteyttää hakemukset?
Tekoäly voi tiivistää hakemukset ja nostaa kriteerien kannalta olennaisen esiin, mutta pisteytyksen ja lopulliset päätökset tekee aina ihminen.
Miten vältetään eturistiriidat arvioinnissa?
Rajaa arvioijan näkyvyys hänelle osoitettuihin hakemuksiin ja kirjaa mahdolliset jääviydet ennen arviointia.
Montako kriteeriä on sopiva määrä?
Kolmesta kuuteen kriteeriä on yleensä hallittava määrä. Jos kriteerejä on enemmän, arvioijat alkavat antaa samoja pisteitä usealle kriteerille, eikä pisteytys enää erottele hakemuksia.
Voiko kriteereitä muuttaa kesken haun?
Sitä kannattaa välttää. Jos kriteerit muuttuvat hakuajan jälkeen, osa hakemuksista on arvioitu eri perusteilla kuin toiset. Tee muutokset seuraavaan hakuun ja kerro niistä hakuohjeessa.