Apurahaprosessin sähköistäminen
Moni säätiö käsittelee apurahat yhä sähköpostilla, PDF-lomakkeilla ja Excelissä. Sähköistäminen kokoaa haun, arvioinnin ja maksatukset yhteen ja säästää arvioijien aikaa. Tämä opas käy läpi vaiheet.
Ennen ensimmäistä sähköistä hakua
Kokoa nykyiset hakulomakkeet, hakuohjeet ja arviointilomakkeet yhteen. Käy ne läpi kysymys kerrallaan ja poista kohdat, joita kukaan ei käytä päätöksenteossa. Jokainen turha kenttä lisää sekä hakijan että arvioijan työtä, joten sähköistäminen on hyvä hetki lyhentää lomaketta.
Päätä samalla, mitkä tiedot kerätään hakuvaiheessa ja mitkä vasta myönnön jälkeen. Tilinumeroa ja maksatukseen liittyviä tietoja tarvitaan vain apurahan saajilta, joten niitä ei kannata kysyä kaikilta hakijoilta.
Siirtyminen vaihe kerrallaan
Kaikkea ei tarvitse siirtää kerralla. Järkevä järjestys on aloittaa hakemusten keruusta ja arvioinnista ja siirtää maksatusten seuranta järjestelmään seuraavalla kierroksella. Tärkeintä on, että saman haun kaikki hakemukset käsitellään samalla tavalla.
Perehdytä arvioijat ennen hakuajan päättymistä. Lyhyt yhteinen tilaisuus, jossa käydään läpi kriteerit ja pisteytysasteikko, tekee arvioista vertailukelpoisempia kuin pelkkä kirjallinen ohje.
Kerää ensimmäisen kierroksen jälkeen palaute hakijoilta ja arvioijilta. Hakuaikana tulleet kysymykset kertovat, mitkä lomakkeen kohdat olivat epäselviä. Korjaa ne ennen seuraavaa hakua ja päätä samalla, siirretäänkö maksatusten seuranta järjestelmään jo seuraavalla kierroksella.
Hakijaviestintä muutoksen aikana
Kerro hakijoille muutoksesta hyvissä ajoin ennen haun avaamista, esimerkiksi säätiön verkkosivulla ja uutiskirjeessä. Kerro, mistä hakuportaali löytyy, mitä hakemukseen tarvitaan ja keneen voi ottaa yhteyttä ongelmatilanteissa.
Ensimmäisellä sähköisellä kierroksella kysymyksiä tulee tavallista enemmän. Varaa hakuajan viimeisille päiville aikaa vastata niihin, koska moni hakija lähettää hakemuksensa aivan hakuajan lopussa. Kun sama kysymys toistuu, lisää vastaus hakuohjeeseen tai lomakkeen kentän viereen.
Miten Associatify tukee siirtymää
Associatifyssa jokaiselle ohjelmalle voi lisätä omat lomakekentät. Hakemukset etenevät käsittelyvaiheissa, joita säätiö voi itse lisätä, nimetä uudelleen ja poistaa. Haun voi ajastaa aukeamaan tiettynä päivänä, ja maksatukset voi viedä CSV-tiedostona esimerkiksi taloushallintoon.
Vaiheet: mistä käsityö poistuu
Hakemukset ovat hajallaan sähköpostissa ja liitteissä.
Avaa haku hakijaportaalissa: kaikki hakemukset samassa muodossa yhdessä paikassa.
Arviointi tehdään irrallisilla tiedostoilla.
Määritä arviointikriteerit ja pisteytys järjestelmään; arvioijat työskentelevät samassa näkymässä.
Päätökset ja hakijoiden tiedotus hoidetaan käsin.
Myönnöt, hylkäykset ja hakijaviestit lähtevät samasta paikasta.
Maksatukset ja verotiedot pidetään erikseen.
Seuraa maksatuseriä ja verotietoja hakemuksen rinnalla.
Mitä sähköistäminen tuo
- Sähköinen hakijaportaali ja mukautettavat lomakkeet.
- AI-seulonta: tiivistelmä jokaisesta hakemuksesta arvioijan tueksi.
- Arviointi, pisteytys ja päätökset yhdessä.
- Maksatusten ja verotietojen seuranta.
- Valmiit raportit hallitukselle.
Kenelle tämä sopii
Säätiöille ja rahastoille, jotka haluavat luopua sähköposti- ja Excel-pohjaisesta prosessista ilman raskasta järjestelmäprojektia.
Usein kysytyt kysymykset
Kuinka kauan sähköistäminen kestää?
Eniten aikaa vie lomakkeen karsiminen ja kriteereistä sopiminen. Kun ne ovat valmiit, ohjelma ja hakuaika määritetään järjestelmään ja haku avataan hakuportaalissa. Erillistä käyttöönottoprojektia ei tarvita.
Mitä vanhoille hakemuksille tehdään?
Edelliset kierrokset voi arkistoida säätiön säilytysaikojen mukaan. Jos aiemmin myönnetyillä apurahoilla on jatkovuosia, niiden tiedot voidaan tuoda järjestelmään käyttöönoton yhteydessä.
Entä tietosuoja?
Tiedot säilytetään EU:ssa. Henkilötunnukset on salattu, ja ne on piilotettu arvioijilta.
Kuka säätiössä vastaa sähköistämisestä?
Nimeä yksi vastuuhenkilö, joka hoitaa lomakkeet, kriteerit ja aikataulun. Hallitus hyväksyy jakoperusteet ja kriteerit, mutta keskitä käytännön asetukset yhdelle ihmiselle, jotta muutokset eivät mene ristiin.
Pitääkö hakuohjeet kirjoittaa uudelleen?
Yleensä kyllä. Kun lomake on sähköinen, ohjeen voi lyhentää ja siirtää yksityiskohdat suoraan lomakkeen kenttien viereen, missä hakija niitä tarvitsee.