Kenelle Associatify sopii
Associatify on tehty suomalaisille yhdistyksille ja säätiöille. Valitse alta sivu, joka kuvaa järjestönne toimintaa. Jokainen sivu käy läpi yhden järjestötyypin vuoden, sen tyypilliset ongelmat ja sen, miten Associatify niissä auttaa.
- UrheiluseuraValitse tämä, jos toiminta kulkee kausittain, jäsenet jakautuvat joukkueisiin tai ikäluokkiin ja pelaajilla on lajiliiton lisenssi.
- KulttuuriyhdistysValitse tämä, jos vuosi rakentuu produktioiden ja tapahtumien ympärille ja toimintaa rahoitetaan avustuksilla.
- AmmattiyhdistysValitse tämä, jos olette ammattiosasto tai liitto, jäsenmaksu vaihtelee jäsenryhmittäin ja jäsenille järjestetään koulutuksia.
- OpiskelijajärjestöValitse tämä, jos koko hallitus vaihtuu vuosittain ja uudet jäsenet liittyvät lukuvuoden alussa.
- ApurahasäätiöValitse tämä, jos jaatte apurahoja tai stipendejä hakukierroksilla.
Mikä eri yhdistyksiä yhdistää
Urheiluseura, kulttuuriyhdistys ja ammattiosasto näyttävät ulospäin erilaisilta, mutta hallinnon perusta on sama. Yhdistyksen hallituksen on pidettävä luetteloa jäsenistä, jäsenmaksut pitää laskuttaa ja seurata, ja jäsenille pitää viestiä kokouksista ja toiminnasta. Useimmiten työn tekevät vapaaehtoiset oman työnsä ja opintojensa ohessa.
Yhteistä on myös tietosuoja. Jäsenrekisteri sisältää henkilötietoja, joten jokaisen yhdistyksen pitää kertoa jäsenilleen tietosuojaselosteessa, mitä tietoja kerätään, mihin niitä käytetään ja kuinka kauan niitä säilytetään.
Erot näkyvät yksityiskohdissa. Urheiluseura laskuttaa kausimaksuja ja viestii joukkueittain. Ammattiyhdistys käsittelee tietoja, jotka ovat tietosuoja-asetuksessa erityisiä henkilötietoja. Opiskelijajärjestön hallitus vaihtuu joka vuosi, ja tiedon pitää siirtyä seuraavalle kokoonpanolle. Siksi jokaiselle järjestötyypille on oma sivunsa, jossa käydään läpi sen tyypilliset työvaiheet ja yleisimmät sudenkuopat.
Jos järjestönne sopii kahteen kuvaukseen, esimerkiksi urheiluseura, joka järjestää myös konsertteja, valitse se sivu, joka kuvaa suurinta osaa hallituksen työstä. Yhdistysten sivut kuvaavat samaa järjestelmää, ja ne eroavat siinä, mitä työvaiheita ja sudenkuoppia ne käsittelevät. Kaikki toiminnot on lueteltu sivulla jäsenhallintajärjestelmä.
Säätiöt toimivat eri tavalla
Säätiöllä ei ole jäseniä. Apurahasäätiön arki kiertää hakukierrosten ympärillä: hakuilmoitus, hakemukset, arviointi, päätökset, maksatukset ja apurahan saajien raportit. Associatifyssa säätiön näkymä on rakennettu tätä työtä varten, ja se puhuu hakijoista ja hakemuksista.
Apurahojen käsittelystä kerrotaan tarkemmin sivulla apurahajärjestelmä.
Mistä aloittaa
Yhdistys voi aloittaa ilmaisesta jäsenrekisteristä, joka riittää 100 jäseneen asti ilman aikarajaa. Tapahtumat ja kyselyt kuuluvat Starter-tasoon ja jäsenportaali Pro-tasoon. Maksulliset tasot ovat kiinteitä kuukausihintoja, ja tasot on kuvattu hinnoittelusivulla. Nykyiset jäsenet tuodaan taulukosta CSV-tiedostona, ja rekisterin voi viedä ulos samassa muodossa milloin tahansa.
Jos vertailet järjestelmiä, lue ensin näin valitset jäsenhallintajärjestelmän ja jäsenrekisterin GDPR-muistilista. Niissä käydään läpi kysymykset, jotka kannattaa esittää mille tahansa toimittajalle.