Yhdistyksen perustamiskokous

Ennen kokousta

Sopikaa etukäteen yhdistyksen nimi, kotipaikka ja tarkoitus. Nimen on erotuttava selvästi yhdistysrekisterissä jo olevista nimistä, joten tarkista ennen kokousta, onko samanlainen nimi jo käytössä. Kotipaikaksi merkitään Suomen kunta.

Laadi sääntöluonnos valmiiksi, jotta kokouksessa ei tarvitse kirjoittaa sääntöjä alusta. Yhdistyslain 8 §:n mukaan säännöissä on mainittava yhdistyksen nimi, kotipaikkana oleva kunta, tarkoitus ja toimintamuodot, jäsenmaksut, hallituksen ja tarkastajien lukumäärä ja toimikausi, tilikausi, milloin hallitus ja tarkastajat valitaan ja tilinpäätös vahvistetaan, miten ja missä ajassa kokous kutsutaan koolle sekä varojen käyttö yhdistyksen purkautuessa. PRH:n sivuilla on mallisääntöjä, ja sääntögeneraattorilla luonnoksen saa tehtyä selaimessa.

Kokouksen kulku käytännössä

Kokous valitsee aluksi puheenjohtajan ja sihteerin. Sen jälkeen päätetään yhdistyksen perustamisesta, hyväksytään säännöt, valitaan hallitus sääntöjen mukaisesti ja sovitaan, kuka hoitaa rekisteröinnin. Samalla voidaan päättää ensimmäisen kauden jäsenmaksusta, jos säännöt jättävät sen yhdistyksen kokouksen päätettäväksi.

Kokouksesta laaditaan pöytäkirja, ja perustajat allekirjoittavat perustamiskirjan. Perustamiskirjan allekirjoittajista tulee yhdistyksen ensimmäiset jäsenet.

Pöytäkirjaan kirjataan kokouksen aika ja paikka, läsnäolijat, tehdyt päätökset ja valittujen henkilöiden nimet. Kokouksen puheenjohtaja ja sihteeri allekirjoittavat pöytäkirjan. Tarkastakaa se heti kokouksen jälkeen, kun asiat ovat vielä tuoreessa muistissa.

Esimerkki perustamiskirjasta

Perustamiskirja voi olla lyhyt. Esimerkiksi: ”Me allekirjoittaneet olemme perustaneet Esimerkki ry -nimisen yhdistyksen ja liittyneet sen jäseniksi. Yhdistykselle on hyväksytty tämän perustamiskirjan liitteenä olevat säännöt.” Perään tulevat paikka ja päivämäärä sekä perustajien allekirjoitukset ja nimenselvennykset.

Säilytä allekirjoitettu perustamiskirja ja kokouksen pöytäkirja huolellisesti. Ne kuuluvat yhdistyksen pysyviin asiakirjoihin.

Yleisimmät virheet

Säännöistä puuttuu jokin laissa vaadittu kohta, tai nimenkirjoitus on muotoiltu epäselvästi. Selkeä muotoilu on esimerkiksi: ”Yhdistyksen nimen kirjoittaa hallituksen puheenjohtaja yksin tai kaksi hallituksen jäsentä yhdessä.” Sopikaa myös, kuka vastaa rekisteröinnistä, jotta asia ei jää roikkumaan kokouksen jälkeen.

Kun yhdistys on perustettu, ottakaa jäsenluettelo käyttöön heti, sillä yhdistyslaki velvoittaa hallituksen pitämään sitä. Associatifyn jäsenrekisteri on maksuton 100 jäseneen asti.

Perustamiskokouksen kulku

Mitä perustamiskirjaan kirjataan

• Yhdistyksen nimi ja kotipaikka.
• Päätös yhdistyksen perustamisesta.
• Liitteenä hyväksytyt säännöt.
• Perustajien allekirjoitukset (vähintään kolme).
• Kokouksen päivämäärä.

Kenelle tämä opas on

Perustajaporukoille, jotka pitävät yhdistyksen ensimmäisen kokouksen ja haluavat tehdä sen oikein.

Usein kysytyt kysymykset